Vad är HR-avdelningens ansvar för konfidentiella personaldokument?

Oavsett om det är pappersfiler eller elektroniska personaldokument, är din personalavdelning skyldig att skydda anställdas personliga och sysselsättningsrelaterade uppgifter. Sekretess är avgörande för din HR-avdelningens integritet och organisationens rykte. HR-anställda är betroda privata, konfidentiella uppgifter om organisationen och dess anställda. Sekretessbrott resulterar i att anställda förlorar förtroende för avdelningen och ifrågasätter HR-avdelningens kompetens.

Innehåll

Personaldirektorat innehåller känslig information om anställda i samband med ersättning, arbetsförmåga, personliga kontakter, arbetshistoria och anställningsberättigande dokumentation, som ofta innehåller en kopia av anställdens sociala trygghetskort, körkort, pass eller arbetsgodkännande. Baserat på typen av information i dessa filer är det absolut nödvändigt att HR etablerar åtkomstkontroll och upprätthåller strikt konfidentialitet av anställdas data.

Medicinsk information

Sjukförsäkringsportabilitets- och ansvarslagen kräver sekretess för information som är kopplad till arbetsgivarförsäkring. Americans with Disabilities Act och lagen om genetisk information om icke-diskriminering förbjuder offentliggörande av anställdas hälso- och sjukvårdsrelaterade uppgifter. HR bästa praxis rekommenderar att arbetsgivare skapar en separat fil för konfidentiell personalinformation, t.ex. sjukförsäkringsval, arbetstagares skadeståndsskadestånd, boende för funktionshindrade och handlingar relaterade till uppsägningslösningar enligt familje- och sjukvårdsloven. Dessutom ska HR utse en sekretessansvarig som ensam har tillgång till dessa filer. Filerna ska lagras säkert på ett annat ställe än vanliga anställningsfiler och är tillgängliga för andra på begäran som lämnas in till HR-avdelningen personskyddspersonal.

Personalansvar

HR: s skyldighet att upprätthålla strikt sekretess gäller även diskussioner om enskilda anställda, sysselsättningsåtgärder och HR-avdelningar. HR-medarbetare bör diskutera sysselsättningsrelaterade frågor på ett nödvändigt sätt. Även avdelningsdiskussioner om personalinformation bör regleras. HR-personal bör avstå från att engagera sig i icke-arbetsrelaterade konversationer om anställda baserat på information i personalfiler. Dessutom måste HR-personal vara försiktig med att avslöja konfidentiell information till anställda utanför HR-avdelningen som de har vänskap med.

Undersökande filer

När en HR-medarbetare hanterar en arbetsplatsundersökning är det normalt att skapa en fil för vittnesmål, kopior av juridisk forskning, anteckningar om vittnes trovärdighet och anställningsåtgärder som rekommenderas av HR-ledning eller juridisk rådgivare. Även om arbetsplatsundersökningen kan innebära en eller flera anställda, behåll aldrig undersökningsmaterial i personalfilerna för de anställda som deltar i undersökningen. Att behålla en separat filmapp för utredande material är kritisk. Material som finns i en anställdes fil kan bli upptäckliga om frågan eskalerar från ett informellt klagomål till ett formellt klagomål eller tvister som är inlämnad hos en myndighet eller myndighet. Upptäckbar betyder byrån eller domstolen kan kräva att inspektera materialet, vilket kan påverka arbetsgivarens juridiska försvar allvarligt.

Institutionella filer

Många arbetsgivare har två uppsättningar personalfiler för anställda, en anställningsfil och en avdelningsfil, även kallad en handledares fil. Handledare och chefer upprätthåller avdelningsfiler för sina anställda, som innehåller specifik information om prestanda, närvaro och handledare och feedback. Dessa filer ska inte innehålla hälso- eller medicinsk information och ska behållas konfidentiellt, till exempel i en låst låda som endast tillsynsmyndigheten har tillgång till.