Ett exempel på hur man kommunicerar en ny processändring på arbetsplatsen

Process- och processförändringar är en gemensam del av upprustning och omorganisation av arbetsplatsuppgifter, mål och initiativ. Det finns flera exempel på hur man kommunicerar en ny processförändring på arbetsplatsen. I ett litet företag kan även små processuella förändringar få stor inverkan på effektivitet och produktivitet. Kanske viktigare än de faktiska process- och processförändringarna är förmågan att kommunicera förändringarna till alla anställda. Kommunicera processförändringar på rätt sätt hjälper till att hålla alla anställda på samma sida samtidigt som de möter nya företags mål och initiativ.

Lägg ut detaljerna

Identifiera den faktiska processförändringen, förändringens förväntade inverkan och din anledning att initiera förändring. Skapa en vision för att hjälpa anställda intresserade och engagerade sig i förändringarna som äger rum. När du till exempel implementerar ett nytt program, vill du identifiera när förändringen kommer att ske och fördelarna med att använda det nya programmet för företaget, till exempel minskade kostnader. Markera förmåner som anställda mottar, till exempel användarvänlighet, för att hjälpa till att uppmuntra anställda i förändringen.

Identifiera vilka behov som ska ändras

Beakta effekterna av förändringen och ta hänsyn till behovet att inkludera externa leverantörer och kunder i kommunikationsprocessen. Att lämna någon ur kommunikationsprocessen i samband med en processförändring på arbetsplatsen kan vara till nackdel för relationer och produktivitet. Vid introduktion av ny programvara måste du meddela alla anställda om förändringen och överväga att utbilda leverantörer vid alla nödvändiga steg som är relaterade till utnyttjandet av det nya programmet till deras fördel, såsom spårningsorder eller försäljning.

Kommunikationsmetod

Välj billig massa kommunikation, till exempel e-post, för små processförändringar som kräver liten förklaring och lämnar lite utrymme för förvirring. Kommunicera viktiga processförändringar, såsom de som rör hantering av kundklagomål, på ett mer intimt sätt. Alternativ för att kommunicera stora förändringar inkluderar värdinformation sessioner och genomför team eller avdelningar möten. När det gäller att införa ett nytt program, tillåter kommunicering av förändringen med avdelningar eller anställda i små grupper att skräddarsy diskussionen för att förklara hur antagandet av ett nytt program påverkar och gynnar varje grupp.

Adress alla bekymmer

Svara på frågor om förändringen efter behov och klargöra att hjälpmedarbetare och alla berörda parter övergång till den nya processen har högsta prioritet. Gör träning tillgänglig när det behövs. När du till exempel överväger övergången till ett nytt program, överväga att träna en utvald grupp anställda för att hjälpa till att fungera som utbildare eller mentorer. Detta ger anställda personlig uppmärksamhet i en stödjande miljö.