Effektiv användning av e-post

Att använda e-post är vanligtvis bekvämare än att använda mer formella kommunikationsmedel, men många är osäkra på hur man använder det effektivt. Om du inte är bekväm med att använda e-post kan du bekanta dig med grunderna, vilket kan spara mycket tid och energi på din kommunikation med andra.

Skriva e-post

När du använder e-post måste du veta hur man effektivt skriver ett meddelande. Börja med att skapa en informativ och övertygande ämnesrad. Många läser inte sina e-postmeddelanden på grund av brist på tid. Många av de e-postmeddelanden som tas bort väljs för radering baserat på ämnesraden. När du har skrivit ämnesraden, fokusera på att skriva ett kortfattat och tydligt meddelande. Medan du ska använda stavning och skiljetecken korrekt, är detta inte en formell affärsbrev som kräver alla samma formaliteter.

Tidsplanering

När det gäller att använda e-post måste du vara försiktig med hur du spenderar din tid. Om du inte är försiktig, är det lätt att slösa bort en stor del tid på att hantera e-post. Vanligtvis är det mest effektivt att ägna en viss tid för att kontrollera din e-post och hantera den. Om du har ett system för upprättande av ett e-postmeddelande kan du ständigt hitta dig själv genom att kolla e-post och svara på det. Om du ägnar dig åt en viss tid för att kontrollera din e-post, gör du det vanligtvis på ett mycket effektivare sätt.

organisera

När du väl har börjat använda e-post kan meddelandena börja snabbt. När det händer är det vanligt att låta meddelandena byggas upp i din inkorg. En bättre lösning är vanligtvis att organisera dina meddelanden så att din inkorg är effektivare. Ställ in mappar för specifika grupper av e-post. Ta bort meddelanden som du inte behöver. Om du tillåter att meddelanden hämtas i inkorgen, kan du förbise några viktiga på vägen.

Svara på e-post

När du får ett mail och det kräver ett svar är det viktigt att svara på ett professionellt sätt. Försök att svara inom en rimlig tid. Svara bara på e-postmeddelanden som behöver ha specifika svar. När du svarar, svara inte på alla i de flesta situationer. I stället svara bara på den person som skickade ett meddelande till dig. Försök också att motstå frestelsen att vidarebefordra e-postmeddelanden ofta till alla på din kontaktlista.