Åtta steg till effektiv kontraktshantering

Kontraktshantering innebär övervakning av avtal med leverantörer, kunder, partners och anställda. Effektiv övervakning är avgörande för att försäljningen kan gå förlorad och regelbundna påföljder kan härröra från dålig kontraktshantering. Förstå hur man effektivt hanterar kontrakt, och ditt lilla företags inköpsprocess kan förbättras avsevärt.

Orientering

Ett möte bör hållas hos den avdelning som utför kontraktsarbetet och de som påverkas av kontraktsförvaltningen. Vid mötet ska orsaken till kontraktshantering förklaras tillsammans med att programmet är fullt godkänt av ledningen. Där det är möjligt bör en ledande befattningshavare leda mötet.

Planen

En övergripande plan bör utvecklas för att genomföra ett kontraktshanteringssystem som säkerställer att alla berörda institutioner i en organisation fokuserar på att leverera ett kostnadseffektivt sätt att hantera kontrakt.

Personal

En person i organisationen ska tilldelas ansvaret för kontraktshantering. Detta är ofta inköpschefen. En projektplan för genomförande av ett kontraktsförvaltningssystem bör utvecklas av någon som är ansvarig för att se till att ett system implementeras korrekt och i tid och på budget. Planen ska ange vilka uppgifter som ska uppnås, vem som är ansvarig för uppgiften och det riktade slutdatumet.

Bearbeta

Att dokumentera en kontraktshanteringsprocess garanterar att alla i företaget hanterar kontrakt på samma sätt. Ange ett arbetsflöde, vilken person eller avdelning som är ansvarig för att slutföra varje steg i arbetsflödet och hur undantag från arbetsflödet hanteras.

Träning

Medlemmar av den avdelning som ansvarar för kontraktsförvaltningen bör utbildas i företagets kontraktshanteringsprocess, använda termer och riktlinjer för funktionen.

standarder

Utveckla standarder för kontraktshantering. Sådana standarder bör inbegripa att upprätthålla noggrann dokumentation för kontraktets start och slutdatum och hålla fullständiga kontraktstillägg, och notera några ändringar i avtalet, såsom förnyelse av ett tjänstekontrakt.

Mått

Upprätta mätvärden för att mäta och utvärdera effektiviteten av kontraktshanteringsfunktionen inom en organisation. Sådana mätvärden skulle inkludera noggrannhet vid kontraktsberedning och tid för att hämta och referenskontrakt när så krävs.

revision

Kontraktshanteringsfunktionen bör regelbundet granskas med hjälp av en revisionschecklista som referens. Checklistan bör specificera vad som ska granskas och specifikt vad som ska inspekteras med förväntade resultat som överensstämmer med revisionsstandarderna för kontrakt.