Filorganisationstekniker

Det finns många fördelar med att upprätthålla ett organiserat arkivsystem, och i näringslivet kan denna typ av organisatorisk skicklighet hjälpa dig att öka produktiviteten och effektiviteten. Eftersom filhanteringssystemen tar många former är det viktigt att komma med arkiveringstekniker som fungerar för dig och tjäna deras avsedda syfte.

Vet vad du behöver fila

Det är dags att bli organiserade, så börja med att gå igenom stapeln av filer på ditt skrivbord och bestämma vad du behöver fila. Sortering genom dokument kommer att ge dig en uppfattning om vilka typer av organisationstekniker som ska införas, baserat på vilken typ av information du behöver lämna in. Skapa underpilar enligt kategorier som du bestämmer, till exempel "klientfiler", "finansfiler" eller "marknadsföringsfiler." När du sorterar igenom dina dokument, var noga med att bli av med de filer du inte längre behöver, eller sätt dem i ditt företags arkiv.

Om du behöver organisera elektroniska filer, utför samma aktivitet med hjälp av de elektroniska dokumenten. Skapa elektroniska undermappar och släpp dina dokument i mappen beroende på vilken typ av filer de är. Flytta gamla och föråldrade dokument till datorns papperskorgen.

Alfabetisk ordning

När du har slutfört alla dina underpilar och du vet vad du behöver fil kan du räkna ut hur du håller dokumenten organiserad så att du enkelt får tillgång till informationen. Enligt Texas State Library och Archives Commission är alfabetiska arkiveringssystem en av de grundläggande och mest föredragna filorganisationsteknikerna. Alfabetisk arkivering har att göra med att organisera dina dokument enligt bokstäverna i alfabetet, och kan göras i papper eller elektroniskt. Om du väljer att alfabetisera dina dokument, ordna filmappar som är märkta från A till Z och arkivera.

Kronologisk ordning

Du kan använda en kronologisk organisationsteknik för arkivering, som arrangerar filer enligt datum eller datumsekvens. Entreprenörsnätverket (en online-resurs för entreprenörer) rekommenderar att man använder en kronologisk organisationsteknik eftersom det gör arkivering och åtkomst av register bekvämare. Denna typ av organisationssystem kan vara särskilt användbart när du tar bort filer från möten. För hårda och elektroniska filer, skapa mappar som är indelade i veckor, månader, kvartaler eller år - beroende på ditt behov.

Underhålla processen

Det är lätt att låta dessa papper stapla upp och upp, men att skapa en arkiveringsprocess kommer att vara till nytta. När nya dokument landar på ditt skrivbord, försök lämna dem bort så snabbt som möjligt. Detta sparar tid på vägen från att ha ett massivt arkiveringsprojekt. Om du inte kan lämna dokument omedelbart, sätter du dem i ett arkivfack i samma ordning som du har fastställt (alfabetiskt eller kronologisk). Detta kommer att göra dina arkiveringsinsatser senare, vara snabbare.