Hur tar jag effektivt möte protokoll?

Mötesminuter används för att påminna de som deltog i mötet om viktiga beslut, tidtabeller, projekt, idéer och annan information som lämnats under mötet. När du tar mötesminuter lyssnar du noga på varje deltagare och noterar ideer, beslut eller nyckelpunkter som erbjuds. Skapa en mötesminimemall i förväg till dig för att ta organiserade anteckningar om varje ämne adresserat. Ställ frågor för att förtydliga förvirrande problem under och efter mötet. Kompilera dina anteckningar till officiella mötesminuter medan mötet fortfarande är friskt i ditt sinne.

1.

Kompilera bakgrundsinformation före mötet för att bättre förstå mötesämnen. Be om förhandskopior av presentationer, presentationer och annat material från högtalare. Gör en lista över dem som deltar i mötet eller skicka ett presentationsblad under mötet så att du kan inkludera namnen i det officiella mötesprotokollet.

2.

Skapa en mötesmall som innehåller plats för tid och datum för mötet, syftet, namnen på facilitatorer och mötesperioden. Fyll i denna information innan mötet börjar. Också sjuk i mötesperioden vid slutet. Lista varje diskussionsämne och ge tillräckligt med utrymme för att ta anteckningar. Antal mallsidor för att undvika förvirring när du skapar officiella mötesminuter. Skapa mötesmallar på papper eller elektroniskt ordbehandlingsdokument om du tar anteckningar med en bärbar dator.

3.

Lyssna noggrant under mötet. Spela in information om varje ämne i motsvarande avsnitt på din mall. Inkludera endast relevant information, inklusive förslag, klagomål och resolutioner tillsammans med namnen på de som aktivt deltar i konversationen. Inkludera viktiga punkter som gjorts under en presentation. Ta upp nya uppgifter, produktutvecklingsidéer, tidtabeller för projektfärdigande och lista alla viktiga beslut som fattats.

4.

Granska dina anteckningar snabbt innan mötet avbryts. Ställ frågor om uppföljning omedelbart medan de som deltar i mötet fortfarande är tillgängliga för att klargöra eventuella frågor.

5.

Skapa en lista med officiella mötesminuter med anteckningar och presentationsmaterial som samlats in under mötet så snart som möjligt. Granska mötesminuter med en annan deltagare eller facilitator för att avgöra om informationen är korrekt och fullständig. Fördela officiella mötesminuter till dem som deltog i mötet.

Saker som behövs

• Mötesmall
• Presentationsmaterial
• Inspelningsutrustning

Tips

• Använd en inspelningsenhet under långa presentationer eller möten med flera högtalare för att säkerställa att all relevant information ingår i att följa anteckningar tillsammans med namnen på de som presenterade.

Varning

• Delta inte aktivt i mötet om du tar anteckningar. Att delta i mötet minskar din förmåga att lyssna och ta effektiva anteckningar.