Hur man skriver en företagsamlingsbrev

Företagsinsamlingsbrev anpassar vanligtvis sin ton till hur mycket tid en faktura är avbruten. Medan det primära målet med ett samlingsbrev är att övertala kunden att lämna in betalning, bör insamlingsprocessen inte äventyra affärsförhållandet. Företag kan använda samlingsbrev som det enda kommunikationsmedlet när de försöker samla förfallna fakturor. Vissa kan använda dem som ett komplement till samlingssamtal.

Tona

Uppsamlingsagenten bör skriva brevet i en ton som är både fast och omtänksam och påminner kunden om det förfallna beloppet och att verksamheten skulle uppskatta en snabb betalning. Exempelvis kan ett samlingsbrev för en skuld som är 30 dagar i förskott utgå genom att säga: "Vi har ännu inte fått betalning och uppmanar dig att skicka det så snart som möjligt för att behålla dina kreditbehörigheter."

Innehåll

Innehållet i varje företagsamlingsbrev anger vanligtvis klagomålet och de åtgärder som mottagaren behöver vidta för att lösa det. Till exempel kan ett brev för en skuld som är 60 dagar i förskott anges: "Vi har fortfarande inte fått betalning för Faktura nr 19 daterad den 2 januari 2012. Den 2 mars skickade vi en försenad påminnelse men har inte hört tillbaka från du. Snälla kontakta vårt kontor så snart som möjligt för att ordna betalning. "

konsekvenser

Företagsinsamlingsbrev som är slutliga meddelanden meddelar vanligtvis kunden att hans skuld kommer att hänvisas till ett inkassobyrå efter ett visst datum. Under vissa omständigheter kan ett slutligt meddelande också ange att bolaget kommer att väcka talan eller återkalla obetald egendom. Slutliga meddelanden sker vanligtvis med skuld som är 90 dagar eller mer förfallna. Till exempel kan ett slutligt samlingsbrev för betalning på möbler meddela, "Om inte hela betalningen är mottagen inom två veckor från dagen för detta brev, kommer vi att bli tvungna att återta fastigheten."

Betalningsförhandling

Ett företagsamlingsbrev som försöker bevara trivseln hos relationen mellan säljaren och kunden kan erbjuda en reviderad betalningsplan. Till exempel kan ett företag erbjuda delbetalningar till en kund som förfaller med 30 dagar. I samlingsbrevet kan det anges: "Vi erkänner att du kan uppleva ekonomiska svårigheter. Kontakta oss så snart som möjligt för att skapa ett alternativt betalningsavtal."