Hur man skickar e-post till företag

Några nya företagsägare gör misstaget att behandla företagsemail med samma hänsyn som en personlig e-post till en vän eller familjemedlem. I själva verket är det viktigt att respektera affärsemailetikett och regler så att dina kontakter tar dig på allvar. När du är stolt över hur du skriver ditt elektroniska brev, på samma sätt som du skapar formella affärsbrev, hjälper du till att försäkra dina kunder (potentiella och aktuella) om din professionalism.

1.

Ange ett ämne som specifikt adresserar ditt företag till mottagaren. Om du inte tidigare har kontaktat den här personen via e-post, kan han misslyckas med detta för spam om du lämnar ämnesraden tomma eller innehåller ett kryptiskt eller kommersiellt meddelande. Till exempel, istället för att bara säga "Hej", skriv in "Uppföljning om dina resultat från annonseringskampanjer."

2.

Formatera ditt företags e-postmeddelande som ett vanligt företagsbrev, börja bara skriva omedelbart kroppen - du behöver inte ange mottagarens namn och adress som topp. Häls läsaren med en enkel "Hej" och mottagarens förnamn om informella eller titel och efternamn om formellt. Rättvisa styckena - ingen indragning på första raden - och separera varje stycke med en tom rad.

3.

Uppdatera läsarens minne eller förklara varför du kontaktar honom i första raden av e-postmeddelandet. Om du till exempel träffade den här personen vid en branschhändelse och diskuterade reklam i din publikation, säg så i den första raden och nämna ditt fullständiga namn. Om du har ett ärende- eller ID-nummer som är relaterat till den här kontakten, lägg det upp tydligt högst upp på e-postmeddelandet.

4.

Stavningskontrollera hela din företags e-posttext för att försäkra dig om att dina ord och fraser sammanfogas ordentligt. Om du har lagt till kontaktens namn i din e-postadressbok, kontrollera att det stavats korrekt och har rätt kapitalisering. Se till att ditt eget namn, som kommer att visas i mottagarens "From" -linje, skrivs också korrekt.

5.

Avsluta dina affärskort med "Hälsningar", "Med vänliga hälsningar" eller ingen hälsning alls.

6.

Skapa en professionell signatur för att avsluta alla dina företags e-postmeddelanden. Det här liknar rubriken som du oftast hittar längst upp i ett företagsbrev - den andra parten behöver veta hur man kontaktar dig utanför e-post. Signaturen innehåller ditt fullständiga namn, position, adress och andra kontaktuppgifter.

tips

• Tal formellt i ditt brev, precis som du skulle skriva om det här var ett tryckt brev.
• Avstå från att lägga till bilagor till din första e-postkommunikation med en kontaktkontakt om du inte nyligen har diskuterat vad du ska skicka över telefonen.
• Använd fältet "BCC" om du vill lägga till ytterligare mottagare i e-postmeddelandet, såvida inte huvudmottagaren är bekant och arbetar direkt med de andra mottagarna.