Hur man etablerar starka interna kontroller över en vinst

Icke-vinstdrivande organisationer tillhandahåller mänskliga och offentliga tjänster inom en rad olika områden. För att finansiera tjänster och program begär många icke-vinster och accepterar donationer från allmänheten eller ansöka om bidrag från stiftelser och regering. Starka interna kontroller är viktiga för organisationer som använder offentliga medel. Dessa kontroller bidrar till att förhindra bedrägeri och missbruk av medel, och de spelar en viktig roll i integriteten och noggrannheten i de finansiella rapporterna. Starka kontroller bidrar också till att ideella vinster uppnår ett acceptabelt förhållande mellan utgifter för programaktiviteter och tilldelningar för programstöd.

Utgifter myndigheten

Att skapa specifika behörigheter för att tillåta alla utgifter är ett väsentligt inslag i kontrollen av organisationens ekonomiska processer. I vissa organisationer kräver myndigheten för inköp eller ekonomiska åtaganden minst två signaturer. Det här är ofta en ledande person, som organisationens verkställande direktör och en styrelseledamot eller finanschefen. Alternativa arrangemang som ger begränsad kontroll inkluderar inköpsavtal med tidigare godkända dollargränser för specifika leverantörer. Enligt dessa arrangemang utser organisationen den personal som är behörig att spendera medel. Dollarnivåerna kan gälla för utgiftskategorier eller till totala köpeskillingar.

Segregate Duties

En organisation som syftar till att upprätthålla god ekonomisk kontroll måste separera uppgifter relaterade till sin ekonomi, så att varje inkommande och utgående finansiell transaktion kräver åtgärd av mer än en person eller avdelning. Denna segregation producerar kontroller och saldon som förhindrar fel och bedrägeri. Separat vårdnad av handlingar och dokumentation för både intäkter och utgifter från godkännande av kvitto eller utbetalning av medel. Detta är särskilt viktigt för organisatoriska funktioner som lön. Med starka kontroller har den person eller avdelning som godkänner anställning för organisationen inte behörighet att behandla löneuppgifter och utfärda lönecheck för anställda.

Effektivitetsstandarder

Inherent i alla ideella organisationer uttalade uppdrag är engagemang för god förvaltning av medel som det accepterar för att stödja sina program. Charity Navigator påpekar att skillnaden i driftskostnader för ideella vinster ger ett varierat kostnadsomkostnadsområde, men 70 procent av ideella vinster spenderar 75 procent eller mer av sina budgetar på programaktiviteter och 90 procent spenderar minst 65 procent. Organisationer som spenderar mindre än en tredjedel av sin totala budget på programaktiviteter är ineffektiva och eventuellt obefintliga för allmänhetens förtroende, enligt Charity Navigator. Styrelsen för stora och små ideella organisationer måste genomföra budgetkontroller som håller organisationens utgifter för stödaktiviteter långt under kostnaderna för programaktiviteter. Månadlig granskning och regelbundna interna revisioner av organisationens finansiella transaktioner gör det möjligt för styrelsen att övervaka efterlevnaden av budgetförhållandestandarder.

Tillåtna kostnader

En godkänd kostnadsbudget som tydligt identifierar tillåtna kostnader är en internkontrollmekanism som hjälper ideella organisationer att uppfylla effektivitetsstandarder och givarriktlinjer. När organisationer accepterar offentliga eller privata medel måste utgifterna för bidraget matcha en rad i budgeten som organisationen tillhandahållit till givaren eller givaren. Organisationens finanskontor har normalt ansvaret för att upprätthålla strikta kontroller. Externa granskningar av en oberoende part tillhandahåller det extra övervakningsskiktet som behövs för att verifiera en organisations fördelning av utgifter till tillåtna budgetrubriker.