Så här filerar du Avbeställda kontroller i företag

En avbokad check är en som betalats av betalningsmottagaren och clearas av din bankinstitut. Ett förnuftigt arkiveringssystem för inställda kontroller ger operativa fördelar och juridisk täckning för ett företag. Ett företag kan lämna sina avbeställda kontroller i elektronisk eller fysisk form baserat på individuella preferenser.

Anledningar att hålla kontroller

Den viktigaste anledningen till att du håller dina avbeställda kontroller är att ge bevis för en skattrevision. Avbrutna kontroller ger solida bevis för att de utgifter du påstår med din avkastning verkligen existerar. Det är bäst att hålla avbrutna kontroller i minst sju år för skattemässiga ändamål, men tekniskt kan IRS utmana ännu äldre avkastningar om de misstänker bedrägeri. Bortsett från den juridiska förmånen kan avbokade kontroller förenkla bokföringsuppgifter och kan bidra till att förhindra dubbla betalningar till leverantörer.

Fysisk vs Elektronisk

Vissa banker returnerar fortfarande ursprungliga, annullerade kontroller till kunder som begär dem. De flesta banker emitterar emellertid fysiska eller elektroniska kopior av annullerade kontroller istället för original. IRS tillåter antingen fysiska eller elektroniska kopior som giltigt bevis, så företagare kan välja vad som helst som fungerar bäst för sin verksamhet. Många banker gör det möjligt för kunderna att automatiskt ta emot alla kopior av sina annullerade kontroller tillsammans med deras fysiska och elektroniska månadsräkning.

Filsystem

Oavsett om du väljer elektroniska eller fysiska kontrollkopior behöver du ett fungerande arkiveringssystem. Det finns två huvudsakliga alternativ för arkivering av avbeställda kontroller: efter tidsperiod eller av leverantör. Arkiveringskontroller i månadsvisa steg gör det lättare att radera eller förstöra gamla kontroller som du inte längre behöver. Den månatliga metoden fungerar också bra om du hämtar elektroniska kopior från ditt månatliga kontoutdrag. Registrering av leverantör gör det enklare att analysera varifrån dina transaktioner kommer från, men du kan alltid använda din bokföringsprogramvara för att göra det.

Andra detaljer

Små detaljer kan ta ditt check arkivsystem från okej till bra. Du kan döda två fåglar med en sten om du bifogar en avbokad check till motsvarande faktura och filma dem tillsammans. Detta gör det enkelt att fånga några missade betalningar på inkommande fakturor. Var noga med att göra ett märke eller en check på en faktura när du skriver checken. Detta hjälper till att säkerställa att du av misstag betalar fakturan två gånger. Om ditt arkivsystem är fysiskt, behåll det i ett låst arkivskåp för extra säkerhet. Håll en säkerhetskopia av elektroniska arkiveringssystem eller behåll dem på molnet för att undvika dataförlust.