Hur man skriver ett certifikat om beredskap för en försändelse

Ett certifikat för beredskap i samband med transporter hänför sig till ett formellt dokument där en enskild eller ett företag bekräftar att en försändelse är i rätt ordning och redo att flytta till leverans. Dessa dokument - även kallade fraktfakturor - är fördelaktiga eftersom de tillhandahåller skriftliga register över de levererade varorna. varans skick de policyer och föreskrifter som varan måste följa och andra grundläggande data, såsom kontaktinformation för både avsändaren och köparen. Om köparen får varor som är skadade eller på annat sätt inte tillräckliga kan certifikatet bevisa vem som är ansvarig hos rederiet eller i vissa fall bevisa att problem uppstod efter sändningen.

1.

Skriv "SHIPPER:" följt av ditt namn eller rederiets namn. Återvänd en gång och skriv fullständig kontaktinformation för dig eller företaget, inklusive e-post, telefon och faxadresser och nummer.

2.

Återvänd två gånger. Skriv "RECIPIENT:" följt av en enda retur och mottagarens kontaktuppgifter.

3.

Dubbel retur och skriv "DATE:" följt av aktuellt datum.

4.

Dubbel retur och skriv en paragraf som anger att du eller fraktföretaget tillhandahåller certifikatet om beredskap att verifiera varans skick som ska skickas och fullständigheten hos köparens order. Inkludera köparens beställningsnummer samt kontonummer, om tillämpligt, samt datum då varorna ska sändas.

5.

Dubbelkurs returnera två gånger och skriv ett rubrik som "Varor för leverans" eller något liknande. Nedanför, inkludera ett diagram eller en specificerad lista som beskriver varje objekt som skickas. Diagrammet eller listan ska innehålla objektets namn, eventuella referensnummer som är kopplade till objektet, objektbeskrivningar, objektmängder och både enhet och total kostnad för varje objekt. Ge en total fraktkostnad längst ner som inkluderar fraktkostnaden och andra avgifter, såsom att skynda på beställningen.

6.

Dubbel retur. Ange eventuella regler eller policyer som gäller för sändningen och hur sändningen följer.

7.

Återvänd två gånger. Ange vilka inspekterade varorna som ska sändas och när. Säga att sändningen är certifierad och klar att skickas, efter att ha uppfyllt alla krav på leverans.

8.

Dubbel retur. Ange märkta linjer för din eller en chefs auktoriserande signatur och en datumrad som anger när certifikatet skrevs. Underteckna och datum intyget och ge det till köparen eller annan lämplig agent.

Saker som behövs

• Lagerdata, t.ex. artikelnummer på varor som ska skickas
• Kopior av policys eller föreskrifter för transporter