Hur man skriver en företagsreiseringspolicy

En välutvecklad företagsresepolicy skyddar dina anställda när de reser, minskar dina småföretagskostnader och begränsar dina juridiska skulder. Utveckla en resepolitik som börjar med bokningen av en resa och slutar med det pappersarbete som din personal fil efter när de återvänder.

Börja med en reseförfrågan

Börja din resepolicy med en beskrivning av förfarandet som anställda måste följa för att få godkännande för resan. Varje resa måste godkännas: Bara för att en anställd deltog i en konferens eller mässa tidigare betyder inte att han är godkänd att gå varje år. Inkludera en skriftlig disposition eller formulär som innehåller nödvändig information som behövs för resa godkännande. Be arbetstagaren att ange händelsens namn om man är associerad med resan, resans syfte, avdelningen som resan ska debiteras, en beräknad total kostnad och datum. Ange vilken överordnad, enligt titel, kan godkänna resor för anställda.

Ange alternativ

Låt inte anställda boka sina egna flyg eller hotellrum utan godkännande från din personal eller bokföring. Anställda kan boka flyg eller hotell som ger dem de vanligaste flygerna mil eller rumspunkter, istället för att välja den mest ekonomiska för företaget. Om du tillåter anställda att behålla frekventa flyger och rumspunkter, ha din bokföring eller HR-avdelningsbok eller godkänna alla bokningar för att få de bästa priserna för ditt företag. Om ditt företag håller ofta flygare och rumspunkter för att täcka kostnaden för arbetstagares resa, inkludera detta i din resepolicy. Många av dessa problem kan undvikas om en HR-anställd undersöker varje resa baserat på den godkända reseförfrågan, böcker och rum och tar ut de stora kostnaderna för ett företags kreditkort.

I företagets reseguider, låt dina anställda veta om de kan föreslå alternativa eller föredragna resplaner baserat på föredragna restider eller andra faktorer med villkoret att företaget betalar för lägsta tillgängliga skattesats, medan arbetstagaren betalar skillnaden.

Avgränsande utgifter

Ange dagligen per dygn för anställda att täcka måltider, tips, taxibilar och shuttles, telefonsamtal, parkering och andra incidentals. Notera i resehandboken vilka utgifter kräver kvitto för ersättning. Du kan till exempel ange att alla utgifter över 25 dollar kräver kvitto, eller du kan utesluta måltidsintäkter så länge som den totala dagliga utgiften inte överstiger per diem-kursen. Ange om anställda behöver skicka in kvitton istället för kreditkortsutlåtanden för ersättningar. Ett kreditkortsutlåtande visar bara den totala summan av en hotellräkning, till exempel, medan rumsräkningen visar tillbud, till exempel minibar och filmuthyrning, som företaget normalt inte skulle täcka.

Inkludera säkerhetsförfaranden

Kräva anställda att inkludera telefonnumret på hotellet där de kommer att stanna, liksom ett mobilnummer så att de kan nås vid en nödsituation. Mandat att de lämnar sina resplaner, inklusive flyg, tåg eller bilresor, incheckning och utcheckningstider och mötestider. Be att de meddelar sina handledare om sina ankomsttider via e-post, även efter timmar. Om anställda reser utomlands, be dem att ge dig ett bevis på ett giltigt pass, ytterligare statligt ID och adress och telefon för den amerikanska ambassaden i det landet.

Inkludera kostnader för återbetalning

Visa de anställda återbetalningsformuläret de kommer att arkivera när de återvänder. Ge en provkopia med anteckningar på vilken sektion du vill betona. Ange tydligt förfarandet för inlämnande av en kostnadsbegäran. Detta kan inkludera formuläret, kvitton som krävs för vissa angivna objekt, namnet på den person eller avdelning som ansökan ska lämnas in till och tidsfristen för inlämning av ansökningar.