Hur man skriver en Gap-analysrapport

Har du någonsin tittat på dina konkurrenters framgång och sagt till dig själv: "Vad saknar jag?". Små och medelstora företag går igenom en strategisk övning som kallas en gapanalys för att svara på den frågan, liksom andra frågor som speglar ett företags ambitionsmål. En traditionell gapanalys tittar på ditt företags aktuella tillstånd, jämför det där du vill att ditt företag ska vara och föreslår sedan en plan för att fylla i luckorna.

Var vill du vara?

Låt oss säga att du äger en brudesbutik. Du säljer massor av bröllopsklänningar till lokala kunder som handlar på din butik. Du har nyligen märkt att en stor brudbutik i ett annat land har en spiffy webbplats för online-försäljning och en bröllopskoordinator på plats som lägger till specialevenemangsinkomst i affären. Och så vill du att ditt företag ska bli mer som den framgångsrika verksamheten. Det strategiska sättet att flytta din butik från punkt A till en aspirationspunkt B är att gå igenom en gapanalys.

Del 1 av en gapanalys fastställer dina önskemål. Vad försöker du ändra? Så dröm, prata med dina anställda så att du kan skapa en vision och definiera vad det framtida läget för ett aktuellt problem ser ut. Beskriv vad du vill att ditt företag ska vara på papper, med något format som passar de problem du adresserar.

En textbeskrivning, bilder, listor, diagram och grafer är alla lämpliga verktyg som du kan använda när du beskriver din vision. Det här avsnittet behöver inte vara länge, men det bör erbjuda en klar vision.

Del två av en gapanalys tar en realistisk bild av din nuvarande verksamhet och resurser i förhållande till var du vill vara i framtiden. Om du tittar på en expansion, hur många anställda har du? Vilka är deras färdigheter och har någon kompetens inom områden som inte används av deras nuvarande position? Vet du exakt hur snabbt du kan laga inventering? Hur hälsosamt är ditt kassaflöde och reserver?

Ett enkelt sätt att fylla i del två av en gapanalys på papper är att skapa ett bord med den första kolumnen som är märkt "Aktuell stat". I den här kolumnen listar du allt - som de för närvarande står - som du behöver ändra eller förbättra för att möta målet du har i åtanke. I brudbutiksexemplet kan ägaren lista följande svagheter:

Boring webbplats
Ingen teknisk expertis på personal
Ingen evenemangsplaneringskompetens på personal
Begränsade kassaflöden för att utöka behållaren

I en andra kolumn märkt "Future State" listar du alla dina drömattribut som de motsvarar din nuvarande affärsstat. Så i bruksbutiken exemplet kan ägaren lista:

Livskraftig e-handelswebbplats
Webbsida chef på personalen
Evenemangsplanerare på personal
Utökad inventering

Märk kolumn tre "Gap" och ange ett ja eller nej om det finns en lucka mellan nuvarande och framtida tillstånd. I brudbutiksexemplet ska varje rad ha en ja-indikation.

Kolumn fyra ska vara en enkel beskrivning av klyftan mellan första och andra kolumnerna. I bruksbutiken exemplet kan gapbeskrivningarna se ut så här:

Brist på teknisk expertis
Brist på personalfärdigheter
Brist på personalfärdigheter
Brist på ekonomiska resurser

Beskrivningen pekar bara på vad som saknas. Planen att komma från punkt A till punkt B går i nästa avsnitt.

Faktorer, rättsmedel och åtgärder

Del tre av en gapanalys är köttet i träningen. Först identifiera varje faktor som spelar en roll i klyftan som identifieras i ditt del två diagram. Faktorer kan innehålla saker som dålig kredit som påverkar din förmåga att öka lagernivåerna eller en dålig rekryteringsprocess som gör det svårt för din butik att behålla personal. Du vill vara specifik och identifiera varje faktor som bidrar till luckorna.

Slutligen bör varje faktor ha motsvarande åtgärdssteg som kan lösa problemet. Om en faktor i en lucka beror på dina anställdas färdigheter kan ett handlingssteg vara att anställa extra personal, erbjuda utbildning eller lägga ut en del av ett projekt medan du ökar intern kapacitet. Om kredit är ett problem kan ett åtgärdssteg vara att undersöka en lokal leverantör som är villig att arbeta med dig för att utöka behållaren.

Åtgärderna bör vara specifika, och när du ser dem alla tillsammans bör de utarbeta en plan för att ta itu med alla luckor i resurser som förhindrar att ditt företag uppnår sin idealiska status.