Nackdelen med en standardmemo för kommunikation i näringslivet

US Navy ägnar ett helt kapitel i sin 2010-korrespondensmanual till korrekt genomförande av noteringar. Dokumentet täcker formateringen och syftet med olika typer av memorandum, inklusive de som är avsedda att registrera mötesnoteringar, dokumentera muntligt avtal, meddela beslut och granskningsförfaranden. Kritiker kan hävda att standardmemo i en värld av e-post, textmeddelanden och videokonferenser är ett föråldrat kommunikationsläge, särskilt för företag.

Längd och fokus

En nackdel med standardmemonerna är att de är utformade för att innehålla en eller två sidor information. Detta gör dem till ett mindre än användbart verktyg för att kommunicera komplexa ämnen. Memorier är också avsedda att fokusera på ett enskilt ämne, så de är inte ett bra val om du behöver förmedla flera informationsområden till anställda.

Kostnad och förseningar

När du har skrivit ett vanlig företagsnotat måste du ha det skrivet eller kopierat för distribution till dina anställda. Det betyder att du betalar för det papper som noteringen skrivs ut och kostnaden för en arbetstagares tid att kopiera och distribuera kommunikationen. Dessutom tar distributionsprocessen tid, vilket försenar dina anställdas kvitto på information. De som inte checkar sin brevlåda eller inkorg ofta får inte ta emot din information i timmar eller till och med dagar efter det att de distribuerats.

Formalitet

Det finns en formell ton i samband med affärsmeddelanden, vilket gör dem dåliga val för att kommunicera känslig information. Om du behöver disciplinera en anställd eller informera en grupp arbetstagare om kommande uppsägningar är ansikte mot ansikte kommunikation ett bättre val. Det låter dig integrera icke-verbal kommunikation i dina meddelanden och tolka den andras svar genom att följa hennes kroppsspråk. Mottagarna av ditt meddelande kan också känna sig mer värda av företaget eftersom du tog dig tid att prata med dem personligen.

Envägskommunikation

Eftersom chefer använder vanliga noteringar för att kunna meddela beslut eller utfärda direktiv kan dessa kommunikationsstycken få en känsla av finalitet. Till skillnad från ett gruppmöte där anställda kan ställa frågor eller uttrycka åsikter kan ett anteckning låta dem känna ett ämne inte är öppet för diskussion.