Så här uppdaterar du en policyhandbok

Ett företags policyhandbok är dess ritning för den interna verksamheten. Det är en skriftlig guide till hur företaget interagerar med anställda och driver sin verksamhet. Politiken täcker alla aspekter av vad ett företag förväntar sig av anställda, till exempel närvaro, säkerhetsregler, laglig efterlevnad av arbetslagar, anläggningsförvaltning och klädkoder. Politiken är riktlinjer som anger företagets regler och förfaranden och konsekvenserna för att de inte följs. Policyhandböckerna bör regelbundet ses över och uppdateras vid behov.

Vem är ansvarig

Övre ledningen måste bli medveten om förändringar i policy och förfaranden och godkänna dem, men i många företag är personalansvariga ansvariga för att granska politik och uppdatera dem. Om det inte finns någon personalavdelning, kan ledande befattningshavare vara ansvariga för att uppdatera policy. Politiken måste vara aktuell med relevant lagstiftning och förordningar, och det är en bra idé att regelbundet granska dem av en advokat.

När ska du granska

På grund av ständiga förändringar av lagar relaterade till anställning, industri och näringsliv, bör policyhandböcker uppdateras regelbundet. De bör ses över mot lagstiftning kvartalsvis eller årligen, eller i samband med redovisningsrevisioner. En prenumeration på en personalinformationstjänst eller en juridisk informationstjänst hjälper dig att hålla dig informerad om lagstiftningsändringar som kan påverka din företagspolicy.

Vad ska du granska

Granska policy för användbarhet till publiken. Till exempel är en policy om närvarouppgifter som refererar till manuella tidskrifter samlade av handledare omoderna och riktad mot fel publik om ditt företags IT-chef implementerade ett automatiskt elektroniskt närvaro system. Granska alla steg i policy för att se till att det inte finns något kvar eller förbises. Om företagets säkerhetspolicy t.ex. kräver lagring av förlängningssladdar omedelbart efter användning, bör stegen för auktoriserad användning av förlängningssladdar inte utelämna steget om rullande kablar och lagring i verktygslådor. Utöver granskning för överensstämmelse med lagar och förordningar, granska policy för nuvarande praxis och rutiner samt aktuella produkter och tjänster.

Hur man uppdaterar

Policyhandböcker är papperskopior av skriftliga policyer lagrade ihop i ett bindemedel, med en huvudkopia i ett ordbehandlingsformat. Originalkopiorna hålls intakta och efterföljande uppdateringar kategoriseras med någon typ av uppdateringsnummereringssystem så att ändringar spåras och dateras och den senaste versionen noteras och lätt att se. Godkända uppdateringar görs på den elektroniska kopian, skrivs ut, placeras i masterbinderen och distribueras till alla inblandade så att de informeras om policyändringen. Ett signerat kvitto på mottagandet av den uppdaterade politiken krävs ofta.