Hur man skriver protokollet av affärsmöten juridiskt

Protokollen från ett affärsmöte är ett juridiskt dokument som du måste behålla på filen. Detta gäller speciellt för företag, men hur du än har organiserat ditt företag kan du behöva affärsminister för att försvara rättegångar, förklara utgifter till Internal Revenue Service eller stödja upphovsrättskrav, för att ge några exempel. Tilldela någon att ta minuter på ett ordnat och organiserat sätt så att du kan hålla mötesnoteringar på fil för framtida behov.

1.

Skriv eller skriv ett rubrik som anger mötesämnet. Till exempel kan du skriva "Möte för att diskutera ny produktstrategi." Inkludera datum och tid. Lista på platsen, som "konferensrum i tredje våningen" eller "advokat James Smith, Esq." Inkludera adressen. Ge namnen på dem som är fysiskt närvarande, liksom de som deltar elektroniskt genom telekonferenser eller videokonferenser.

2.

Ange den tid mötet kallas för att beställa och vem ringde det. Detta indikerar att mötet officiellt började. Även om detta kan verka som en liten punkt, kan det i själva verket vara avgörande i vissa situationer. Om någon till exempel fattar beslut innan mötet kallades för beställning kunde företaget argumentera för att beslutet inte var sanktionerat av ledningen eftersom det inte var en del av det officiella mötet.

3.

Skriv en anteckning som säger att kvorummet var uppfyllt. Oavsett om du tar anteckningar till ett styrelsemöte eller ett avdelningsmöte, ange om ett tillräckligt antal deltagare är närvarande för att göra mötesansvarige. Detta nummer kommer från företagets stadgar eller angivna policyer.

4.

Ta anteckningar om alla diskussioner om affärsposter. Ange vad diskussionen handlade om, vilka slutsatser som uppnåddes, vilka motsatte sig och vilka åtgärder som angavs efter det att ett beslut fattades. Om deltagarna röstar, registrera resultatet av omröstningen och ange vem som röstade för och mot åtgärden. Om en diskussion resulterar i enighet om att ingen åtgärd bör vidtas, men att frågan ska diskuteras vid ett senare möte, registrera noga konsensusen.

5.

Skriv "möte uppskjuten" och ge tiden mötet slutade. Ange eventuella kvarvarande affärer som inte diskuterades. Skriv inte in några konversationer som uppträder efter avbrottet, eftersom dessa inte är en officiell del av mötet.

Tips

• Den som tar anteckningar bör alltid be en överordnad att godkänna protokollet till ett möte. Detta indikerar att en handledare eller chef har granskat dokumentet och finner det korrekt.