Orsaker till dubbletter i QuickBooks

QuickBooks erbjuder kraftfulla bokföringsverktyg som hjälper dig att hantera företagets ekonomi. Dubbla inmatningar skapar inte bara förvirring när man ringer försäljningsintäkter och kör rapporter, men de kan också sakta ner QuickBooks-databasen. Ta bort dessa poster och lära dig hur du undviker dubbletter i första hand kan hjälpa till att hålla din QuickBooks-programvara lätt, snabbt och effektivt.

Importera listor och transaktioner

Duplikat kan uppstå när du importerar listor och transaktioner från ett externt program till din företagsdatafil. Stödda program som kan importeras till QuickBooks inkluderar Microsoft Excel, andra kalkylprogram och program som läggs till i standardinstallationen QuickBooks. Dessutom kan verktyget om uppbyggnad av data skapa dubbla transaktioner i ett försök att återhämta sig oåterkalleliga transaktioner.

Försäljningsstället

Kunder får ibland två gånger i kundlistan inom ditt system för försäljning. Om en anställd skriver in ett namn felaktigt, innehåller ett mellannamn i en post och lämnar det ut i en annan eller helt enkelt inte kontrollerar om kunden redan existerar kan en duplicerad post inträffa. Du kan ta bort dessa dubbletter i både försäljningsställen och QuickBooks. För att slå samman dubbla kunder, välj den kundrekord du vill kombinera och välj menyn "Jag vill" och klicka på "Merge" -alternativet. Bekräfta sammanslagningen genom att välja alternativet "Sammanfoga kunder".

Nedladdade transaktioner

Manuell inmatning av transaktioner och användning av funktionen för automatisk uppdatering kan skapa dubbla transaktionsposter. För att undvika detta kan du inaktivera nedladdning av transaktionshistorik från din banks webbplats. Ett bättre alternativ innebär att använda avstämningsfunktionen för att matcha nedladdade transaktioner till manuellt inkomna transaktioner. Välj "Banking" -menyn och välj "Försona" från listan med alternativ. Välj sedan kontot med dubbletterna, deklarationsdata och följ anvisningarna i guiden för att förena dina transaktioner och radera eventuella sanna dubbla poster.

Hitta och fixa dubbletter

Filen QBwin.log lagrar information om dubbla transaktioner. När du har öppnat filen skriver du "Ctrl-F" för att få fram fönstret Sök. Leta efter ordet dubbletter i någon av posterna och matcha sedan dubbletterna med namnet, kontot eller meddelandet som är associerat med dubbletterfilen. För att lösa de dubbla filnamnen öppnar du den tillhörande kund-, leverantören eller inventeringslistan och ändrar stavningen för varje duplikat. Du måste ändra minst ett tecken för att lösa duplikatet.