Hur man skriver pressmeddelanden för att främja en händelse

Att drömma om publicitet genom välgjorda pressmeddelanden för en kommande händelse är en viktig ingrediens för att locka gästerna. Oavsett om du skapar medieuppmärksamhet för en fundraising händelse, öppningsdagen för en konstutställning eller en annan typ av storskalig socialt sammankomst, får ditt pressmeddelande media och allmänheten kännedom om händelsens art och vem du vill delta i genom att ge detaljer om syftet och målen för samlingen.

Använd rätt pressmeddelandeformat

Gör det bästa första intrycket med journalister genom att använda standardformatet för att skriva pressmeddelanden. När journalister eller redaktörer snabbt kan skanna igenom ditt pressmeddelande och förstå detaljerna i evenemanget kommer de snarare att följa upp och skriva en historia om ditt evenemang. Standardformatet som ska följas innehåller en rubrik, tre eller fyra stycken som beskriver händelsen, och sedan ytterligare information, t.ex. evenemangsadressen och kontaktuppgifter. Skriv alltid i tredje person - använd inte pronomen "I."

Fokusera på din avsedda publik

Även om du skickar ditt pressmeddelande till lokala mediaorganisationer och journalister måste du vara uppmärksam på läsaren. Välj tidningar och tidskrifter vars läsare kommer att känna sig motiverade att läsa ett pressmeddelande om din aktivitet eller händelse. Till exempel, hitta papper som normalt presenterar information om välgörenhetsgalas, om din händelse är en insamling. Gör lite forskning om varje medieorganisation där du planerar att skicka ditt pressmeddelande och göra lämpliga ändringar för att passa tonen i ditt pressmeddelande för att nå den specifika läsaren.

Använd journalistisk ton

Behandla ditt pressmeddelande som en objektiv nyhetsartikel om ditt evenemang. Ge de väsentliga faktana, hänvisa till din organisation med namn och som ämne för stycket. Du kommer inte att adressera din läsare direkt; istället, ge bara information om händelsen. Skriv med självförtroende och se till att du adresserar de fem kritiska "W" och "H" rapportering: vem, vad, när, var, varför och hur. Genom att följa detta grundläggande ideal skriftligen hjälper du dig direkt att peka på journalisten eller redaktörens intresse.

Proofläsa din release innan du skickar in den

Eftersom detaljerna är så viktiga i ditt pressmeddelande, se till att läsa mer än en gång, särskilt för att få kontaktinformation rätt. Sämre än att inte skicka ett pressmeddelande alls skickar en med felaktig information. Skydda ditt rykte, såväl som den händelse du marknadsför, genom att perfekta ditt pressmeddelande innan du skickar ut det. Genom att skicka in korrekt korrekturläsning och ren kopia hjälper du dig att bygga ett professionellt förhållande med journalister och redaktörer som du förmodligen kommer att kontakta igen i framtiden.