Sätt att främja rekordhantering
Även den minsta verksamheten behöver främja värdet av registerhantering som ett sätt att spara pengar och förbättra bottenlinjen. Korrekt dokumenthantering hjälper dig också att hålla kontroll över viktiga pappersarbete och data. I vissa fall spelar registerhantering en viktig roll när du behöver komma åt dokument för en revision eller för att bestämma företagets finansiella stabilitet. (Se referens 1 och referens 2)
Förbereda riktlinjer
Det första steget i att främja en solid rekordhantering är att förbereda och dela policy och rutiner med din personal som förklarar hur hanteringen av skivor hanteras. (Se Referens 5) Enligt Ohio State University bör din handbok innehålla de register som varje person ansvarar för att hantera. Du måste också tillhandahålla en metod för att ta inventering och bestämma hur länge en post ska behållas. Andra ämnen inkluderar lagring och konvertering av poster till digitala versioner. (Se referens 3)
Träning
Träningstider kan hjälpa medarbetare att förstå vikten av att hantera registerhantering på ett korrekt sätt. Gå medarbetare genom ditt företags policy och rutiner så att alla förstår hur man hanterar, lagrar och handlar om poster.
En annan tid att utbilda personal om vikten av registerhantering är under seminarier om katastrofåterhämtning. Eftersom detta fokuserar på säkerhetsfrågor och minimerar förluster för ditt företag, bör träningen fokusera på hur rekordhantering är en viktig fråga efter en stor katastrofstrider. (Se referens 4) När träningen är klar, häng affischer i gemensamma utrymmen och använd dem för att påpeka vikten av registerhantering som en påminnelse om att hålla sig på pappersarbete och elektroniska data.
Personalmöten
Ställ in tid vid varje personalmöte för att påminna personalen om specifika delar av dina policyer och förfaranden för hantering av dokument. Dessa korta sessioner fungerar som påminnelser för att hjälpa medarbetarna att hålla sig överens med ämnet. Förvandla lärandeprocessen till en rolig aktivitet genom att bryta din personal i små grupper och ge dem en frågesport av en eller två frågor om registerhantering. Medlemmarna i första laget för att få svaret rätt vinner ett litet pris.
Brainstorm
Oavsett om du utvecklar dina riktlinjer för dokumenthantering för första gången eller utför recensioner för att leta efter områden för att förbättra dina rutiner, involverar din personal. Ställ in brainstorming sessioner för att begära sina åsikter om att förbättra ditt företags registerhanteringssystem. Främja sessionen via e-postpåminnelser och personliga e-postinbjudningar för att uppmuntra personalen att delta och se till att deras åsikt är värderad.
Populära Inlägg
Med Google Sky Map kan du använda din Droid Incredible för att lokalisera och identifiera konstellationer, stjärnor och planeter, och den visar dessa objekt på telefonens skärm. Det kan använda telefonens GPS för att automatiskt hitta objekt när du riktar din telefon, men den stöder också manuell spårning som inte kräver att GPS ska vara aktiverad. Du kan lad
Läs Mer
Att skriva en affärsplan för hälso- och sjukvård innebär att man förbereder ett dokument som beskriver de tjänster du planerar att tillhandahålla och hur du tänker driva ditt företag. Hälso- och sjukvårdsföretagen handlar vanligtvis om ersättning, avgiftsplaner, faktureringssystem, hanterade vårdavtal och operativa frågor. Genom att besk
Läs Mer
Varje liten affärsman eller kvinna är medveten om en smärtsam sanning: Du måste spendera pengar för att tjäna pengar. Fonder som redan har spenderats, oavsett om det gäller arbetskraft, utrustning, leveranser eller någon annan aspekt av ditt företag, kallas försenade kostnader om kostnaderna inte är ersättningsbara. I ekonomis
Läs Mer
Google innehåller flera verktyg som du kan använda i ditt Gmail-konto för att hjälpa dig att kategorisera och visa grupper av dina e-postmeddelanden, som även kallas konversationer. Du har till exempel möjlighet att dämpa dessa konversationer. När du har blivit dämpad visas meddelanden som tas emot som en del av konversationen inte länge i din inkorg, istället som lästpost. Om du vill
Läs Mer
Anställningsbeteende som kan vara olagligt måste undersökas av dig eller en auktoriserad representant för ditt företag. Åtal av trakasserier eller diskriminering strider mot avdelning VII i Civil Rights Act av 1964 och annan federal och statlig lagstiftning. Anställda får inte behandlas annorlunda baserat på skyddade klasser som ras, kön, religion, nationellt ursprung, färg, ålder (40 år och äldre), funktionshinder eller genetisk information. Om du har an
Läs Mer