Arbetsorderprocedurer

Om du planerar att anställa servicepersonal för att utföra uppgifter för ditt lilla företag, måste du veta hur du skriver arbetsorder och följer arbetsordningsprocedurer. Arbetsordern är en förfrågan som beskriver en leverantörs arbetsuppgifter och upprättar ett avtal mellan dig och tjänsten. Förfarandet är mycket enkelt.

Skapa ett system och skapa standardformulär

Det första steget att upprätta ett arbetsorderförfarande är att upprätta ett databassystem där du kan spela in data om alla dina arbetsorder. Du kan använda vanlig databasprogramvara eller köpa ett program för programhantering. När du har etablerat din databas eller ditt system, utveckla det standardformulär som du ska använda för att skicka in dina arbetsorder. Du kan använda en arbetsordermall om du inte är bekant med processen att göra en från början.

Fyll och skicka in

Lista på beställningsformuläret ditt företags information, kontaktinformationen för serviceprofessionen och en detaljerad beskrivning av vad den professionella måste göra för att slutföra jobbet. Ge instruktioner för hur den professionella kan komma åt arbetsområdet vid behov (t.ex. en nyckelkod eller ett telefonnummer för att ringa för att ange ett möte). Arbetsordern bör också innehålla tidsfrist för slutförande, en förteckning över de material som krävs för jobbet och arbetsavgiften. Ange adress där den professionella kan skicka en faktura för betalning. Du kan sedan skicka arbetsorder till servicetekniker via e-post, fax eller mail.

Kontrollera om arbetet är klart

Kontrollera arbetet när det är klart för att det är tillfredsställande. Ange en anteckning i den ursprungliga arbetsordern eller din arbetsorderdatabas för att bekräfta att jobbet var klart för dina behov. Detta godkännande avgör om arbetsordern är redo för betalning eller om den professionella måste utföra ytterligare arbete för att slutföra jobbet.

Betala arbetsorderfaktura

Efter att ha utfärdat godkännande vid slutförandet av arbetsordern måste du vänta på den slutliga fakturan från tjänstepersonalen. Vid mottagandet, granska fakturan för att säkerställa att den överensstämmer med ditt ursprungliga avtal (tala med den professionella om det fanns justeringar på grund av oväntade problem under jobbet). Skicka in betalning till företaget inom den tidsperiod som anges på arbetsorder eller faktura.