Nackdelarna med ett lönesystem

En tydlig fördel med ett lönesystem är att det tillåter arbetsgivaren att behandla sin lön och följa löneskatt och lagar om lagföring. Lönesystemet kan vara manuellt, outsourcet eller inbyggt datoriserat. Varje system möjliggör lönesamhet, men varje har också sina nackdelar.

Manuell

Det manuella lönesystemet kräver att lönebearbetning görs helt för hand. Därför är tidskort, löner och löneskattberäkningar; lönegarneringar; och frivilliga avdrag görs manuellt. Dessutom är lönecheckar och lönestavar handskrivna eller skrivna på en skrivmaskin. Den största nackdelen med detta system är dess höga utrymme för fel. Ju mer manuella beräkningar löneförvaltaren måste göra, desto fler fel är hon benägen att göra. Dessutom är det tidskrävande för att se till att löneuppgifterna är korrekta måste hon trippla - kontrollera uppgifterna före utskriftskontroller. Även då är det möjligt att sakna fel.

Pappersarkivering krävs med detta system, vilket kan skapa skräp. Vidare, om löneförvaltaren inte förstår hur man beräknar löneskatt manuellt, uppträder felaktigt skattefel, rapportering och betalning. Detta kan leda till straff från federala och statliga skattemyndigheter.

Utlagd / Extern

Arbetsgivaren använder det utlagda eller externa lönesystemet när det anställer en tjänsteleverantör. Den sistnämnda har lön personal som, för en fast avgift, behandlar sina kunders löneavgift. Tjänsterna varierar beroende på leverantör, men de flesta leverantörerna av löneavdelningar utför lönecheck och direkt insättningsbehandling. Många erbjuder också löneskatt och förmånsadministration.

Eftersom arbetsgivaren överlåter sina löneuppgifter till ett off-site-företag, kan det leda till att inte ha omedelbar hjälp när det behövs. Om löntjänstleverantören har många kunder kan arbetsgivaren behöva vänta i linje för att lösa eventuella problem. Beroende på hur brådskande situationen är kan detta vara frustrerande för arbetsgivaren. Enligt Inkomsttjänsten, om löntjänstleverantören gör ett skattemässigt fel, uppbär arbetsgivaren ensam straff. Med löneavgiften bearbetad på plats, om det finns problem med det, kan arbetsgivaren inte veta om det fram till lönedag.

Datoriserad på plats

Det inbyggda datoriserade systemet gör det möjligt för arbetsgivaren att använda en löne- och löneprogramvara på plats för att behandla sin lön. Arbetsgivaren måste investera i och underhålla mjukvaran, vilket kan vara dyrt. Beroende på programkomplexets komplexitet kan arbetsgivaren behöva betala för löner för personal. Dessutom kan arbetsgivaren, beroende på lönens storlek, behöva anställa en full lön personal. Det här systemet kan visa sig dyrt, eftersom det kan kräva att arbetsgivaren betalar löner och förmåner till lönestaben, plus betala för tekniskt stöd när mjukvaruproblem uppstår. Arbetsgivaren måste också betala övertid (om det är jobbat) till löneskapspersonal som kvalificerar sig för det.