Do's & Don'ts of Business Communication

Ansträngningar att tillhandahålla en spansk-språkversion av en lokal valröstning i Massachusetts tog en rolig tur när en kandidat märktes "nuvarande slända" istället för "nuvarande sheriffen". Stämmfelet resulterade av ett fel i en bokstav i den översatta text och ledde till återkallandet av hundratusentals röstar, noterar kolumnisten Dianne Williamson. Misstag som den här illustrerar vikten av att hålla affärskommunikation gör och inte tänka på.

Skriftlig kommunikation

Utarbeta inte ett företagsbrev, brev eller flygblad och skriv ut eller distribuera det utan att korrekturläsa materialet först. För att säkerställa noggrannhet är det bäst att utsätta texten för en andra uppsättning ögon. be en medarbetare att korrekturläsa det också. Som Massachusetts-omröstningsfelet tyder på är detta särskilt viktigt om du använder text som översätts till ett annat språk. Rekrytera en modersmålare i det språket för att korrekturläsa texten och se till att den överför meddelandet du önskade. Anta inte att den person som översatte materialet var perfekt.

Kommunikationskanaler

Försök inte förklara komplicerade eller kontroversiella affärsplaner eller beslut i ett mail. Arranger ett möte med anställda där du kan förklara dessa problem och svara på anställdas frågor. Genom att göra dessa meddelanden personligen kan du mäta icke-verbal feedback och undvika missförstånd som kan bero på felaktiga e-postmeddelanden. Tänk på att e-post kanske inte är den bästa kommunikationskanalen för att ge goda nyheter heller. Till exempel kan en anställd hitta en komplimang om sitt arbete på ett projekt mycket mer meningsfullt om du tar tid att stanna vid sitt skrivbord och leverera det personligen.

Terminologi

Ta inte med jargong, akronymer eller tekniska termer när du kommunicerar om ditt företag med allmänheten eller icke-tekniska anställda. De som inte är bekanta med branschens akronymer kan sakna bitar av ditt talade meddelande medan de försöker dechiffrera en akronym som du använde i tidigare meningar. Jargong och tekniska termer i skriftligt material kan få läsaren att kasta ditt marknadsföringsmaterial istället för att försöka dechiffrera det. Förvirrande villkor gör att dina målgrupper känner sig som utomstående, en effekt som du inte vill ha på kunder eller anställda. Undvik att använda den senaste häftiga frasen som gör sin väg genom amerikansk kultur. Fokus i stället för termer som skulle kunna förstås av en sjunde student.

Ärlighet och bräcklighet

Berätta sanningen eller erkänna när du inte är redo att diskutera ett ämne, men ljug inte för anställda eller kunder. "Istället för att ljuga, träna dig själv för att svara, " Jag är inte fri att kommentera "eller" Jag kan inte svara helt på det här sättet "när du frågade om konfidentiella eller känsliga ämnen", berättar affärscoach Stever Robbins. Håll kontakten kort när det är möjligt. Forskning från University of Tennessee visar att den genomsnittliga vuxnen har en uppmärksamhetstid på 20 minuter, noter Inc. Magazine. Fråga dig själv hur viktigt varje del av informationen är innan den ingår i ett brev, e-post eller presentation. När du pratar med en grupp, håll publiken involverad genom att ställa frågor, använda korta videoklipp och berätta historier som illustrerar dina nyckelpunkter.