Uppdrag av en ideell författningskommitté

En ideell förvaltningskommitté är ansvarig för skapandet och upprätthållandet av organisationens stadgar, vilket är uppsättningen regler som styr sin verksamhet och verksamhet. Stadgarna omfattar antalet styrelseledamöter som organisationen ska ha, styrelsens roller och ansvar samt antalet styrelsemötenes antal och frekvens. Stadgarna brukar kortfattat eller helt enkelt hänvisa till andra policyer och förfaranden, såsom anställning och intressekonflikt. Om organisationen har betalat anställda, kan stadgarna också lista de betalda positionerna som finns i organisationen och ersättningsrutinerna för varje ståndpunkt.

Förbereda stadgarna

Styrelsens utskott ansvarar för att samla all information som behövs för att utarbeta stadgarna. Kommittémedlemmar undersöker vanligtvis förordningarna från andra ideella organisationer i området samt organisationer som utför samma typ av arbete. Detta ger en riktmärke för både industrin och regionen, vilket ger utskottet en uppfattning om hur andra organisationer fungerar. Utskottet samlar också alla befintliga organisatoriska policyer och förfaranden för införande eller hänvisning i stadgarna. Om politiken inte existerar utarbetar utskottet formulär för att ta upp frågan före styrelsens godkännande.

Få godkännande

Organisationens styrelse godkänner regelbundet bolagsordningen genom majoritet vid ett officiellt styrelsemöte som har ett beslutsfattande beslutsfattande. Byråns utskott cirkulerar utkastet till lagförslag före mötet för att ge ledamöter tid att läsa den och ställa frågor. Om styrelseledamöterna behöver omfattande ändringar eller svar, kan utskottet träffas för att sammanställa sitt svar och utfärda ett nytt utkast. Styrelsens ordförande är typiskt en styrelseledamot med en styrande roll som lägger fram det slutgiltiga förslaget till stadgar vid styrelsemöte för godkännande. Efter det att styrelsen godkänt stadgarna kräver organisationerna ofta presentation av den slutliga versionen vid ett fullständigt medlemsmöte för ratificering och adoption.

Genomförandebefogenheter

Efter att stadgarna har godkänts och antagits av organisationen, gör stadgarna utskrifter tillgängliga på alla områden där organisationens verksamhet äger rum. För organisationer med betald personal förser utskottet ledningen med stadgarna och kräver att de tillämpar relevanta avsnitt på anställdas arbetsbeskrivningar. De policyer och förfaranden som avses i stadgarna måste genomföras inom de områden där de gäller, såsom anställning och ersättningspolicy för personalrekrytering.

Hantera uppdateringar

Styrelsens kommitté noterar de uppdateringar som behövs under hela året och skapar regelbundna reviderade utkast, antingen när ett antal uppdateringar och ändringar krävs eller före organisationens årsstämma. Utskottet följer samma process för uppdateringar som det gör för det ursprungliga utkastet genom att omarbeta formuleringen vid behov, cirkulera den reviderade versionen och lägga in den för godkännande vid ett styrelsemöte. Stadgarna bör ange om styrelsens godkännande är tillräckligt för mindre ändringar, eller om de reviderade stadgarna kräver medlemsmottagande innan ändringarna genomförs.