Nödkommunikationsförfaranden

Om en nödsituation endast påverkar ditt företag eller hela landet, måste du införa kommunikationsförfaranden som gör att du kan nå de personer du behöver kontakta. Dina förfaranden måste göra det möjligt för dig att verifiera med anställda och partner hur nödsituationen har påverkat dem och ge dem den information de behöver för att hjälpa dig att återuppta verksamheten. Tydliga rutiner hjälper till att göra ditt akutmottagande effektivt och se till att var och en av dina anställda känner till sitt ansvar vid en nödsituation.

Utpeka operativa roller

Nyckelfunktionerna för nödkommunikation är en nödsituation och kommunikationen med berörda personer. I dina rutiner bör du utse en huvudkontakt som förklarar nödsituationen och personer som ansvarar för att kommunicera med medarbetargrupper, kunder, leverantörer, myndigheter och allmänheten. Varje roll måste ha en primär kandidat och en lista över suppleanter. Alternativets roll är att verifiera om huvudpersonen eller alternativet framför dem i listan kan utföra den nödvändiga funktionen. Om inte, måste alternativet ta över.

Ange vem du ska kontakta

När de ansvariga har förklarat en nödsituation måste de utsedda kommunikationsmedarbetarna kontakta sina mål. De som kontaktar anställda, kunder och leverantörer måste ha all kontaktinformation, inklusive alternativa telefonnummer och e-postadresser. De som kontaktar myndigheterna måste ha telefonnummer till relevanta akuttjänster, polis och regeringens företrädare. De som kontaktar allmänheten bör kunna ringa presskonferenser om det är lämpligt och måste ha kontaktinformation för lokala medier. Dina procedurer måste beskriva hur du behåller denna information, uppdatera den och göra den tillgänglig för de anställda som behöver det.

Detaljerad utrustning och kommunikationsmetoder

Förutom att veta vem du ska kontakta, måste dina rutiner ge ledda anställda vägledning om hur man initierar kommunikation. Landlinjerna är tillförlitliga för de anställda som har dem och för myndigheterna och media. Alternativ inkluderar mobiltelefon samtal, e-post och textmeddelanden. De senare går ibland om det mobila röstsamtalssystemet är överbelastat. Du kan nå vissa anställda genom meddelanden på sociala nätverk. Målet är att upprätta kontakt med varje anställd och mål och hålla register över samtal och eventuell information som erhållits.

Lista vilken information du behöver kommunicera

Dina nödkommunikationsförfaranden måste ange vad som ska kommuniceras. För anställda, kunder och leverantörer behöver du information om deras situation och du måste informera dem om vad företaget gör. Om du ställer in operationer på en annan plats måste du ge dem informationen. För myndigheterna är målet att informera dem om företagets situation och om du behöver hjälp. För medierna, informerar dem om vad du gör och vad som har hänt bidrar till att hålla allmänheten informerad och kan hjälpa till att nå medarbetare annars avskurna.