Etikett av en Front Office Receptionist

Din receptionist är ansiktet på ditt företag, det första intrycket många kunder har. En bra receptionist gör besökarna välkomna och bekväma. Oavsett orsak för att dyka upp hjälper receptionisten att ta itu med det. Några grundläggande etikettregler kan göra hela skillnaden.

Klä på jobbet

Oavsett vad dina regler är för företagskläder, behöver din receptionist leva av dem. Vad som är lämpligt att bära på kontoret beror på dina standarder, lokalsamhället och din arbetssätt. En börsmäklare eller ett medicinskt kontor kanske vill ha ett professionellt utseende, men vardagligt slitage kan vara acceptabelt inom andra områden.

Greet, Seat and Treat

Ett bemanningsföretag summerade en receptionists uppdrag som "hälsar, sätes och behandlar."

• Hälsna kunder och fråga vad de behöver.
• Om de måste vänta, bjuda in dem att sitta.
• Erbjuder dem gratis tilltugg och kaffe, eller rikta dem till automaten, beroende på din kontorsinstallation.
• Ge instruktioner om platsen för badrummet om det behövs.

Det är en enkel rutin, men det ger kontors besökare en känsla av att de är välkomna.

Betydelsen av telefon etikett

Receptionister hanterar också telefonsamtal, och telefonens artighet är också viktigt för ditt företag. Receptionistens ton bör vara glad och vänlig. En stor del av telefonens etikett lyssnar helt enkelt på kunden, även om kunden har ett långt meddelande eller rambles. Receptionisten bör skriva ner siffror och annan viktig information som kunden tillhandahåller, dubbelkontrollera att anteckningarna är korrekta och ställa frågor om det behövs.

Telefon Vs. Ansikts tid

Det är oundvikligt att din receptionist måste förr eller senare ta itu med någon på ditt kontor och någon annan i telefon. Som regel är det bäst att hantera personen där i köttet och sedan personen i telefon. Om receptionisten måste be någon part att vänta, ska de göra det artigt, inte som om det är en irritation. Receptionisten kan fråga personen på telefon om de skulle föredra ett samtal om de inte vill hålla. Om kontoret är upptaget nog så att kunderna klarar sig eller samtalen fortsätter att röstbrevlåda, är det nog dags att lägga till en andra receptionist.

Hantera problemkunden

Du behöver en receptionist som kan hantera den enstaka problemkunden - en missnöjd klient som vill ha en retur, eller en som bara är arg eller nervös. En välutbildad receptionist lyssnar på vad kunden har att säga, uttrycker sympati och löser problemet om möjligt. Ibland kan du bara återuppta vad någon säger ("Så du tror inte att vår programvara fungerar som vi lovade?") Gör att kunden känner att de lyssnar på. Om problemet kräver någon högre upp i kommandokedjan, ska receptionisten smidigt överföra kunden till någon som kan lösa saker.