Grundläggande delar av företags kommunikation

Företagskommunikation förekommer i många former inom en organisation. Företag kommunicerar med kunder via webbplatser, rapporter eller tidskrifter. Intern kommunikation innefattar telefoner, röstbrevlådor, företagsnyhetsbrev och det inhemska e-postsystemet, för att nämna några. I alla fall är huruvida företagskommunikation är intern eller extern för företaget, tre grundläggande faktorer för framgång är klarhet, struktur och kunskap om din publik.

Klarhet

Att skriva eller kommunicera med tydlighet är kanske det viktigaste elementet i kommunikation. Effektiv affärskommunikation får rätt till den punkten, säger exakt vad menas utan att sätta in dubbelspråk och förmedlas på enklaste sätt. Användning av det gemensamma folkfältet, i stället för industrins akronymer som bara är kända för några, gör kommunikationen mer tillgänglig för lyssnaren eller läsaren och är lätt att förstå.

Strukturera

Precis som en bra berättelse, kräver företagskommunikation en början, en mitt och ett slut. Att följa den här logiska strukturen är lätt för en läsare eller en lyssnare, eftersom det är en som de flesta har fått lära sig att förstå. Använd den här strukturen för någon form av kommunikationsmedia, rapporter, e-postmeddelanden eller röstbrevlådor. Anlita det också under företagsmöten. Var kortfattad och undvik att bli alltför ordig, och ditt meddelande ska komma över.

Publik

Förstå din publik. När du kommunicerar med en kund väljer du det språk han förstår, snarare än terminologi som han inte vet. Samma begrepp gäller när man pratar med kamrater eller andra inhemska lagmedlemmar. Akronymer kan spara utrymme, men de flesta människor vet inte vad de menar; resulterande skriftlig kommunikation ser ut som alfabet soppa. Adress ditt ämne till din publik - tvinga inte din publik att passa ämnet.

Konsistens

Var konsekvent i din kommunikation ta inte motsatta ståndpunkter, som endast tjänar till att förvirra lyssnaren eller läsaren. Välj den sida av problemet som du tänker återställa och hålla fast vid det. Med en konsekvent röst och stil hjälper publiken att engagera sig i meddelandet och utveckla förtroende för ditt företag eller produkt. Människor är osannolikt att lita på informationen i ett meddelande som är inkonsekvent eller motsägelsefullt.

Medium

Använd rätt medium för att rikta din publik. Om meddelandet kräver ett personligt brev eller ett e-postmeddelande, använd det mediet för meddelandet. Om det krävs samtal mellan röst och röst eller ansikte mot ansikte, är e-post fel val. Mediet som används för företagskommunikation ger trovärdighet till meddelandet, så håll fast vid mediet som stöder meddelandet.