Hur man skriver en anställdsmanual för anställda

En anställdsmanual är särskilt användbar när du utbildar nya anställda, granskar processer för förbättring, reviderar arbetsbeskrivningar eller byter anställda på grund av sjukdom eller omsättning. För många organisationer skulle det ta flera dagar, om inte veckor, att skriva på en anställds bruksanvisning på grund av antalet personer som är involverade i processen och hur många verksamheter som ska ingå i handboken. En bruksanvisning skiljer sig från en anställd handbok. En anställdshandbok fokuserar på arbetsplatspolicyer och riktlinjer, medan fokus i en anställdsmanual är arbetsprocesser för arbetsgrupper eller avdelningar.

1.

Bestäm syftet med ditt företags anställningshandbok. Vissa företag utarbetar en manual för hela organisationen medan andra bygger en anställdsmanual för varje avdelning. Om ditt företag har flera avdelningar och en stor medarbetarbas, är en avdelningsspecifik handbok ett bättre val. Å andra sidan, om du har ett litet företag där arbetstagare ofta arbetar tvärfunktionellt med anställdas uppdrag inom olika delar av företaget, är en verksamhetsmanual troligen mer användbar.

2.

Hämta en lista över jobbtitel och positioner. Identifiera anställda i varje jobb som kan ge insats under utarbetandet. Samla jobbet beskrivningar för varje position och sortera dem enligt arbetsfunktion och sedan av avdelningen. Ta till exempel ut alla administrativa supportjobbbeskrivningar och sortera dem sedan på avdelningen, till exempel administrativa assistenter för försäljning, inköp och verkställande avdelningar.

3.

Granska varje arbetsbeskrivning och välj de viktigaste funktionerna i jobbet. Markera de primära uppgifterna och beskriv de processer som används för att utföra varje uppgift, inklusive alla nödvändiga resurser för varje arbetsuppgift. Ett exempel på en administrativ assistentprocess för verkställande avdelningen skulle innefatta de ställningstaganden som den befintliga stödet, till exempel verkställande direktören, chefsdirektören och finanschefen. De resurser som krävs är tillgång till konfidentiella filmaterial, finansiella data och investerarrelaterade material. Detaljerna för processer på avancerad nivå kan bara behöva ingå i kopior av manualer för anställda i den avdelningen på grund av konfidentiell karaktär av verkställande verksamheter.

4.

Planera enskilda möten med en anställd i varje position för vilken du skriver en bruksanvisningssida. Undvik enkelt att upprepa listan över uppgifter som ingår i anställdas arbetsbeskrivningar och koncentrera istället på hur man utför jobbet. Om du till exempel skriver en anställdsmanual för personalavdelningen får du insatser från anställda som utför uppgifter relaterade till rekrytering och urval, anställningsrelationer och ersättningar och förmåner. Detalj hur man behandlar nya anställda, vilka anställda som är involverade i bearbetning av nya anställda och material och dokumentation som krävs för nya anställda, såsom bakgrundsundersökningsformulär, information om drogtest, uniformer, identifieringsmärken, nycklar och inloggningsinformation för datautrustning.

5.

Avdela en del av anställningshandboken till avdelningsfunktioner och de olika typerna av interdepartmentella funktioner. Förklara avdelingsprocesser, såsom personal, försäljning, frakt, redovisning och andra delar av företaget samt interdepartementella funktioner, som till exempel processen för att avsluta en anställd. Anställningschefen för den avdelningen ska kontakta personalen för att se till att medarbetarens personaldokument är tillgänglig för granskning. Anställningschefen och en personalpersonal för personal måste diskutera orsaken till uppsägning eller uppsägning och planera ett uppsägningsmöte med arbetstagaren när han slutgiltigt beslutar att avbryta eller säga upp.

6.

Använd din bedömning och oberoende bedömning när du skriver och distribuerar en användarhandbok. Medan chefer och handledare i allmänhet ska känna till processerna för sina tilldelade avdelningar kanske du vill producera en annan version av handboken för frontlinjen anställda vars arbetsfunktioner inte kräver att de har samma information som är tillgänglig för chefer och chefer .