Hur man skriver en faktura kvitto

Om ditt företag accepterar pengar i någon form, är det bra kundservice att ge ett kvitto till en kund som begär en. Du får inte denna begäran ofta för fakturerade produkter eller tjänster, eftersom de flesta kunder betalar fakturor med check, kreditkort eller betalkort. Dessa betalningsmetoder har alla inbyggda betalningsbevis genom dina kunders bokslut. Om en kund frågar om kvitto eller behöver kvitto eftersom de betalade ditt företag kontant med ett belopp på en faktura, finns det många alternativ.

Betald faktura

Mest redovisningsprogram inkluderar möjligheten att skriva ut en kopia av en faktura med betalningar som gjorts. Först får du betalning av dina kunder. Ansök betalningen till kundens faktura. Skriv ut en kopia av fakturan. Om kunden faktiskt betalade fakturan, skrivs programvaran "BETAL" över fakturans topp och det utestående saldot blir noll. Om kunden gör en delbetalning, kommer fakturan att visa det ursprungliga saldot, det belopp kunden betalade och det obetalda återstående saldot.

Programvarukvitto

Många småföretagers bokföringsprogram har ett alternativ som inte ofta används för att skriva ut ett kvitto för betalningar som företaget mottar. Kontrollera din programvara för att se om det är möjligt för dig att skriva ut ett kvitto. Om så är fallet, använd betalningen till rätt faktura och skriv sedan ut kvittot, enligt anvisningarna för din bokföringsprogram.

Manuell kvitto

Om du gör dina böcker för hand måste du skriva kvitton för hand. Köp en kvitto från din lokala kontorsleveransbutik. Innan du gör ditt köp, granska olika tillgängliga kvitton för att se till att de innehåller all information du vill ha på dina kvitton när du bekräftar betalningar till dina kunder. Grunderna att inkludera på kvitto inkluderar kundens namn, betalningsdatum, beskrivning av inköp, inköpsbelopp, fakturanummer och din signatur. Det är viktigt att manuell fakturakvitto har en underskrift, så om kunden måste presentera kvittot som betalningsbevis vet du att det är ett autentiskt kvitto.

Mall

Om du inte vill köpa en kvitto från en kontorsleveransbutik finns det gratis kvittonmallar tillgängliga online från företag som Microsoft och Apache. Det finns många alternativ tillgängliga, så välj den kvittonmall som bäst motsvarar dina behov. Om du har färdigheter att göra det kan du också skapa din egen kvittotmall. Använd ett riktigt kvitto som en modell så att du inkluderar alla viktiga fält.

Betald frimärke

Du kan också ge din kund en kopia av hans faktura stämplad "BETALAD" som bevis på hans betalning. Köp ett "BETALT" stämpel från en kontorsleveransbutik. Det finns frimärken som inkluderar datum som du kan justera och frimärken där du måste skriva datumet för hand. Skriv ut en kopia av kundens faktura och stämpel den betalat. De flesta av dessa frimärken inkluderar en rad där du antingen börjar eller skriver ditt namn. Den här funktionen är viktig så att ditt betalda stämpel är äkta.