Hur man skriver ett förslag brev för outsourcing

Outsourcing har en ökning av respektbarhet nu när företag av alla slag och storlekar strävar efter att innehålla kostnader och driva mer effektivt. Att göra fallet för outsourcing passerar ofta skrivbordet från en företagsägare när hon söker ett företagslån och måste förklara motiveringen i ett förslagsbrev. Behandla övningen som en del problemlösning skrivning, en del argumenterande skrivning, som kräver att du förutse och ta itu med eventuella invändningar. Välj dina ord med tydlighet och precision och titta på ditt förslag kommer att bli tillverkade.

1.

Bedöm ditt företags erfarenhet av outsourcing och formulera ditt förslag i enlighet med detta. Om ditt företag tidigare har outsourcat jobbfunktioner med positiva resultat kan du bli utsatt för en "enkel försäljning". Om det har outsourcats funktioner med negativa resultat, skulle du vara smart att ta itu med hur ditt förslag skulle eliminera tidigare besvikelser. Och om ditt företag aldrig har outsourcat en arbetsfunktion, skulle du vara klok att bryta motståndet och ge större detaljer om varför det här "nya konceptet" är värt att genomföra. Förutse svaren hjälper dig att formulera ett mer övertygande brev.

2.

Forskning outsourcing alternativ i intresse av att svara på en nyckelfråga: Hur kommer ditt företag att hitta en kompetent person för att uppfylla behovet till hands? Samla in information och dokumentkostnadsberäkningar. För att sälja ditt outsourcingförslag måste du säljas på det själv.

3.

Börja ditt förslag brev med en bekräftelse på problemet eller problemet för hand och din tro på lösningen: outsourcing. Låt oss säga att du driver ett växande ombyggnadsföretag som måste skicka in aktuella bud till potentiella kunder. Ditt team av entreprenörer är upptagna att träffa kunder och ta mätningar men har ingen tid att skriva professionella förslag med specificerade kostnader. Arbetet är sporadiskt - frenetiskt några veckor och praktiskt taget obefintligt under andra. I det här fallet kan din tankeväckande öppningsartikel säga: "Eftersom mitt företag har en lönsam återuppkomst, måste jag se på sätt att jag kan fortsätta att ge den främsta kundservice mitt företag är känt för samtidigt som det innehåller kostnader. I denna anda anser jag att jag borde lägga ut uppgiften att skriva upp bud och skicka klientbrev till en oberoende entreprenör. "

4.

Ta ett steg tillbaka från ditt förslag och beskriv problemet - i det här fallet kämpar ditt team av entreprenörer för att ge aktuella bud. Illustrera problemet i reella och konkreta termer med anekdoter. I det här exemplet kan du förklara hur dina entreprenörer försöker svara på kundsamtal men kan inte hålla sig till uppföljningen: skicka in aktuella projektbud.

5.

Beskriv konsekvenserna av den nuvarande situationen. I det här fallet kan du detaljera hur dina entreprenörer ritar upp övertidstimmar men misslyckas fortfarande med att lämna in aktuella projektbud. Beräkna hur mycket dessa "förlorade" bud är värda för ditt företag i riktiga dollar.

6.

Presentera ditt fall för outsourcing och betona positiva - i det här fallet understryker att den oberoende entreprenören du anlitar, ger ditt företag värdet att reagera snabbt på högsta perioder av aktivitet samtidigt som du återställer lönsamheten för ditt företag. Förklara "mekaniken" i outsourcingavtalet, uppskatta de beräknade kostnaderna och talangpoolen du kommer att dra utifrån, baserat på din forskning. Gör den punkten att till skillnad från en anställd, har en entreprenör inte rätt till medicinska och andra hälsofördelar, vilket gör arrangemanget en kostnadsbesparare redan från början.

7.

Förutse och motsätta sig ditt förslag, baserat på företagets kultur och rekord med oberoende entreprenörer. I det här exemplet kan du cede den uppenbara tacken att anställa en deltidsanställd eller heltidsanställd, men peka ut det slöseri med att betala denna anställd under lulls i verksamheten. Kom ihåg att outsourcing ger dig flexibilitet samt möjligheten att beskriva dina specifika villkor i en skriftlig kontrakt. Betona att du tydligt kan beskriva dessa villkor i ett avtal som kan ogiltigförklaras vid skriftligt meddelande.

8.

Uttrycka din övertygelse om att outsourcing är det bästa och mest kostnadseffektiva alternativet för att lösa problemet ditt företag står inför. Håll dig öppen för ändringar i ditt förslag och uttryck din önskan att diskutera problemet i ett konstruktivt forum. Tack brevmottagaren för hennes tid och övervägande.

Tips

• Efter att ha skrivit ditt förslag, lägg det åt sidan i några dagar så att du kan granska det med ett nytt par ögon och en förnyad önskan om specificitet. Var din egen värsta kritik innan du tillåter andra att ta den rollen.