Vad är en fokuspunkt i en mötesagenda?

Möten kan vara dynamiska sammankomster där innovativa idéer föds. De kan också snabbt uppmana tempers, som deltagare går bort känner som att de har slösat bort tid och fullbordat ingenting. Som småföretagare är det ditt jobb att styra mötet mot den dynamiska och bort från den frustrerande. För att göra det borde du fördubbla den tid du spenderar till att skapa dagordningen, enligt "Forbes". Som en del av din dagordningstillverkning måste du skapa fokusobjekt som formar innehållet och riktningen för ditt möte.

Organisatorisk betydelse

Ett fokusobjekt, även känt som en agendapost, åtgärdspost eller ämne, är ett objekt som planeras att behandlas eller diskuteras under ett möte. En mötesagenda är en lista över fokusobjekt, deltagarna som ansvarar för att presentera eller diskutera dem och hur lång tid de är tillägnad dem. Strategiskt organiserad på agendan, fokuseringsobjekt order ger en överblick över mötesstrukturen. Till exempel kommer det första fokusobjektet att vara den första punkten som diskuteras, medan det sista fokusobjektet kommer att vara den slutliga frågan som behandlas innan mötet avbröts.

Handlingshänsyn

Fokuspunkter måste börja med åtgärdsord för att hjälpa medlemmarna att förstå vad som behöver uppnås. Om du till exempel bara listar "händelses gästlista" kommer deltagarna inte veta om du förfina, granska, välja eller korrigera gästlistan. Istället skriver du "Rösta på händelse gästlista." Detta gör fokusobjektet mycket tydligare, och mötesdeltagarna vet vad de kan förvänta sig.

Välja fokusobjekt

Innan du bestämmer dina fokuspunkter, bestämma vad du vill uppnå vid mötet. När du väl vet ditt mötes mål kan du utveckla fokusobjekt som hjälper dig att uppnå dem. Bra ställen att leta efter fokusobjekt är protokollet från det senaste mötet och feedback från deltagarna. När du har utvecklat en lista över potentiella fokuspunkter, se till att artiklarna är relaterade och involverar alla deltagare. Om de inte är det, överväga att ha mer än ett möte för att säkerställa att deltagarna blir fokuserade och involverade.

Vara förberedd

Om du lägger ett fokusobjekt på mötesagendan, försäkra dig om att den valda deltagaren är redo att adressera den genom att samla de nödvändiga stödmaterialen. Om exempelvis ditt fokuseringsobjekt anger "Godkänn finansiella rapporter" måste du ha rapporterna i mötet med dig. Som företagare kan du se till att du får ett bra möte genom att verifiera varje deltagare har tillgång till nödvändiga stödmaterial några dagar innan mötet inträffar.