Varför använda ett flödesdiagram?

Som företagsägare bör du alltid sträva efter att förbättra effektiviteten på din arbetsplats, så du bör välkomna något verktyg eller en resurs som hjälper dig att utföra den uppgiften. Att effektivisera processerna inom ditt företag kan också hjälpa din personal att öka sin produktivitet och mer produktivitet innebär mer försäljning. Ett redskap att överväga är ett flödesschema, vilket är en grafisk eller grafisk representation av en process. Användning av flödesschema är många inom industrier, såsom underhållning, teknik, fysik och dataprogrammering. Syftet med flödesschema är att kommunicera hur en process fungerar eller ska fungera utan något förvirrande teknisk jargong. Förstå de stora användningarna av flödesdiagram kan hjälpa din verksamhet att köra i toppnivåer.

Definiera en arbetsprocess

En av de viktigaste användningarna av flödesdiagram är att avbilda hur en process utförs från början till slut, vanligtvis i sekventiell ordning. Ett processflödesdiagram används ofta i träning för att dokumentera en befintlig process eller för att utvärdera effektiviteten i den processen. Om du till exempel är osäker på huruvida en viss process är värt tid och ansträngning kan ett processflödesschema avslöja flaskhalsar eller dubbelarbete. Du kan lägga till symboler i ditt processflödesdiagram där varje symbol representerar en person eller grupp som är ansvarig för en uppgift, ett beslut eller en utmatning. Dina ledningsgrupper kan sedan avgöra om något lag är overextended eller om några lag inte är nödvändiga för processen.

Utvärdera timing av uppgifter

Ett annat viktigt syfte med flödesdiagram är att identifiera hur lång tid det tar att slutföra varje uppgift i en specifik process. Vanligtvis är dessa diagram linjära och läs från vänster till höger. Du kan lägga till kolumner i tidtabellen för att ange hur du gör varje uppgift så att du kan utvärdera uppgifterna i processen när det gäller tid. Detta är särskilt användbart när du analyserar deadline-orienterade uppgifter och processer eftersom diagrammet visar områden där uppgifter kräver mer effektivitet och områden där slutförandet av en uppgift är beroende av att en annan uppgift fullbordas. Flödesscheman som analyserar timing är särskilt användbar när flera lag krävs på ett projekt, och kommunikation är nödvändig för att projektet ska kunna slutföras. Att förstå hur mycket tid varje process tar hjälper medlemmarna att förstå hur de bättre utnyttjar sin arbetsdag.

Felsök och åtgärda problem

Det är svårt att fixa fel och problem i arbetsflödet, om du inte vet vad som gick fel och i vilket skede i processen gick det fel. Därför är felsökning ett viktigt syfte med flödesschemat. För att designa ett flödesschema för felsökning börjar du typiskt genom att identifiera problemet och skriva det problemet i en ruta längst upp i flödesschemat. Du skulle då rita en pil till lådor som har olika möjliga orsaker till det problemet, och sedan lådor för möjliga lösningar, baserat på det problem du identifierade. Om du till exempel har identifierat problemet som missnöje med din kundserviceprocess, skulle du komma med olika orsaker till det missnöje som kan innefatta långa telefonsamtalstider, missnöje med leveranstider, missnöje med kunskapen om din kundtjänst reps eller en uppfattning om att dina representanter är oförskämda och gagnlöst. Under varje av dessa lådor skulle du utveckla en möjlig lösning som specifikt tar upp orsaken till att dina kunder är olyckliga. Detta är bara ett exempel på hur du skapar ett flödesdiagram för felsökning. Vissa företagare tycker om att använda en sann eller falsk modell där problem löses baserat på enkla sanna eller falska uttalanden som skrivs i rutor på diagrammet.