Nackdelarna med svängborden

Microsoft Excel erbjuder ett brett utbud av datasorterings- och organisationsfunktioner, men Excel-användare använder ofta pivottabeller bland programvarans mest kraftfulla verktyg. Även om företagsanvändare kan samla in en mängd information från Excel-pivottabeller, bör användarna vara medvetna om några viktiga nackdelar när man använder pivottabellfunktionen.

Svårighet

Även om pivottabeller tillåter Excel-användare att snabbt sortera data till ett användbart kryssformat, kan vissa användare känna sig skrämmande av verktygets uppenbara komplexitet. Danny Rocks, ägare till programvarutbildningsbolaget Company Rocks, förklarar att användarna kan skapa ett grundläggande pivottabell med upp till 10 musklick. Jämfört med andra funktioner i Excel kan det här antalet klick göra att pivot-tabellen skapas som en komplex och skrämmande process. Om du inte är känd med pivottabeller eller med data i källkalkylbladet kan du också hitta skapandet processen ointuitivt och lägga till komplexiteten att använda det här verktyget.

Datavaluta

När du använder andra dataanalysverktyg i Excel, som villkorlig formatering eller datafiltrering, speglar verktygen omedelbart dataändringar utan ytterligare användarinput. Pivottabellerna fungerar dock med de uppgifter som finns tillgängliga vid tidpunkten för skapandet, och kan inte uppdateras omedelbart när data ändras eller nya data blir tillgängliga. Istället kan du behöva uppdatera pivottabeller eller till och med helt återskapa tabellerna efter dataförändringar för att återspegla den mest aktuella informationen.

Källdata

Excel-användare som vill skapa pivottabeller måste spendera lite tid att bli bekanta med källdata innan man börjar skapa processen. Eftersom pivottabeller organiserar Excel-data i ett kryssformat, måste användarna ha tillräcklig förtrogenhet för att data ska placeras korrekt i kolumner och rader. Dessutom kan vissa användare behöva spendera lite tid på att massera källdata för att eliminera tomma poster och andra problem som kan skapa ett fel i pivottabellen. Om källkalkylbladet inte redan innehåller tydliga, lätt identifierbara kolumnrubriker, kan du behöva spendera tidskapande rubriker. Dessa rubriker kommer att fungera som fältnamn under pivottabellskapet.

Excel-format

Om du vill dela data i ett pivottabell med andra kan du stöta på en av de mest tydliga nackdelarna med detta Excel-verktyg. Att dela användbara, funktionella pivottabeller med andra kräver att Excel-arbetsboken sparas i Excel-format. Användare som inte har Excel kan inte använda eller ens komma åt arbetsboken som innehåller pivottabellen. Om du inte behöver dela hela pivottabellens funktionalitet kan du skriva ut den crosstab-organiserade dataen till papper eller en PDF, men dessa utmatningsformat tillåter inte mottagare att uppdatera eller manipulera pivottabelldata. Vissa mottagare kan ha möjlighet att öppna Excel-arbetsböcker som innehåller pivottabeller med program för öppen källkod, men program som inte är Microsoft Office-program kan inte på ett tillförlitligt sätt öppna arbetsböcker med pivottabeller eller tolka inte tabellinnehållet korrekt.