Exempel på mänsklig resurs företags kontinuitetsplan

En tornado, terroristattack, explosion eller annan kris kan tillfälligt eller permanent stänga av ditt lilla företag. En plan för affärs kontinuitet hjälper ditt företag att överleva och återhämta sig från katastrofer. Papper, maskiner och kontorsmöbler kan bytas ut. Anställda - din mest värdefulla företagstillgång - är inte. Din personaladministratör eller utseende behöver bilda en folkorienterad affärsplan för hantering av nödsituationer.

Skriven plan

Som din organisations personalekspert bör HR utarbeta en egen skriftlig plan för hantering av störningar på arbetsplatsen. Ekonomichef, IT och andra avdelningar kan ha planer på att skydda redovisning eller datorsystem, men bara HR kan utforma en plan som är anställd fokuserad. Eftersom företagens behov skiljer sig, fungerar en skräddarsydd plan bäst. Till exempel bestämmer ditt företags storlek och plats vilken typ av evakueringsprocedur du ska följa. Om några anställda jobbar på plats, behöver du ett all-poäng, akutvarningssystem för att hålla alla informerade.

Förberedelse

HR-kontinuitet planer är dragna från checklistor av saker att överväga. De allvarligaste bekymmerna är att bevara liv och få behandling för allvarligt skadade anställda. HR måste överväga hur personal ska utbildas för att hantera kriser, anmälas av nödsituationer, transporteras till säkerhet och korsträning för jobb som identifieras som "nödvändiga". Evakueringsprocedurer bör omfatta transport för funktionshindrade medarbetare och konto för kunder och leverantörer som besöker arbetsplatsen. En effektiv HR-plan behandlar hur löneförseningar, avstängning av kontor, schemaläggningsändringar och uppsägningar kan påverka personal och hur man minimerar eventuella svårigheter. Att hålla mat och pengar till hands för nödsituationer och utseenden för utrymning för evakuering kan ingå i en plan.

Journalföring

HR upprätthåller anställdas personliga filer, vissa innehåller konfidentiell eller känslig information. Medicinska rapporter, Sociala Säkerhetsnummer, Prestationsbedömningar, Disciplinära uttalanden, Referenser och Bakgrundskontrollresultat kan utplånas av storm eller terroristattack. Duplicering av dessa poster och lagring av kopior på ett säkert, off-site-läge kan förhindra förlust. Automatiserad data kan säkerhetskopieras och lagras i en säker fjärrplats eller Internet-fil.

Återhämtning

Anställda behöver ofta hjälp med att hantera katastrofens efterdyning. HR bör leta efter tecken på fördröjda reaktioner på stress och utbrändhet bland personal och få stöd och rådgivning för de berörda personerna. En kris kan dämpa moralen, vilket sänker produktiviteten. HR bör övervaka medarbetarnas attityder och nivån på tillfredsställelse och bestämma hur bra de kan utföra sina jobb. Katastrofer tvingar ofta företagen att anpassa budgetar och operativa förfaranden. Om så är fallet kan HR behöva omplacera personal eller utbilda anställda för nya uppgifter. HR kan också behöva översyna politiken tillfälligt för att tillåta nödsituerade arbetstagare att återhämta sig eller att uppfylla lönefrister.