Faxetikett

Sändning av affärsmaterial via fax har blivit i stor utsträckning datoriserat, även om affärsmässiga etikettregler fortfarande gäller. Detta är för att säkerställa en professionell presentation och att dina fax kommer till de avsedda mottagarna och konfidentiell information hålls privat. Faxetikett hjälper också till att upprätta interna regler och riktlinjer för att effektivisera faxprocessen.

Utgående faxidentifierare

Oavsett om fax skickas elektroniskt eller via fax, ska varje fax alltid åtföljas av att identifiera information. Detta ska innehålla ditt företags namn och logotyp, kontaktuppgifter och namnet på den person som skickar faxet. Inkludera även datumet för faxöverföringen, bilagans art och storlek och en anteckning som anger orsaken till faxet.

Ingen spammning

Använd inte din faxmaskin för att skicka ut spam eller oönskade annonser - det kommer bara att irritera dina kunder. Begränsa fax till begärd information och tillfälliga nyheter, och behåll obeställda fax kort - en eller två sidor högst. På samma sätt skydda ditt faxnummer så att du inte får spam. Detta kan binda upp din maskin och avfallspapper och bläck. Ange bara ditt faxnummer efter behov och avskräcka personliga faxningar av anställda.

Skydda konfidentiell information

Håll inte sväng när andra skickar fax, och när du ser ett nytt fax i facket tar du bort det, vänder det över, lägger det i mottagarens inkorg eller levererar det personligen. Detta hjälper till att hålla privat information konfidentiell. Prioritera användningen av faxen om det behövs för att säkerställa att omedelbara sändnings- och mottagningsbehov först täcks.

Reglera faxning

Om möjligt, överlåta inkommande och utgående fax till en administrativ assistent som kan prioritera faxbehov och se till att dokument får var de är på väg. Detta eliminerar behovet av att personalen ska vänta i linje för faxet, kontrollera regelbundet maskinen eller jockeyen för position. Att ha en person som är ansvarig för denna uppgift kan effektivisera verksamheten och göra faxningen effektivare.

När du inte faxar

Kom ihåg att fax har potential att ses av fler ögon än de som tillhör namnet på omslaget. Faxa inte privat information, som personaldokument eller företags finansiella data som kan vara potentiellt skadliga i fel händer. Överväg leverans över natten eller till och med snigelpost för denna typ av data.