Så här dokumenterar du ett intäktssystem

Ett intäktssystem avser hur ett företag genererar inkomster och hur det reser genom företagets bokföringssystem. En redovisningsavdelning tillhandahåller policyer och rutiner samt dokument som visar systemfunktionalitet och dess krav på underhåll. Att hålla dessa register i hand gör det enkelt för revisorer när de har frågor eller när nya anställningar behöver förstå processen.

1.

Beskriv de enskilda komponenterna i intäktssystemet för företaget. Dessa kan omfatta att skapa fakturor, bestämma betalningsalternativ, bearbeta betalningar, deponera betalningar, genomföra bankavstämning, underlätta intäktsredovisning i bokföringssystemet, bearbetningskrediter och rabatter, upprätta interna revisions- och kontrollprocedurer, hantera kundfordringar och mer. Skapa ett flödesschema som visar en översikt över de enskilda stegen i intäktssystemet som ingår i dokumentationen. Flödesscheman bidrar till att visualisera processen.

2.

Skriv upp varje steg i flödesdiagrammet på egen sida, med detaljerna i de enskilda stegen. Beskriv exempelvis stegen och rutinerna för att generera fakturor som ger intäkter till företaget. Ge steg-för-steg-instruktioner för att skapa företagsfakturor, inklusive skärmbilder av bokföringssystemet, processen för att skicka eller skicka fakturorna till kunden och stegen för att arkivera fakturorna efter att ha skickats. Lämna ingenting ut. Gör detta för varje aspekt av intäktssystemet.

3.

Specificera de steg som krävs för att bearbeta kontroller som tas emot för betalning. Inkludera förfarandena för att hantera betalningarna mot fakturorna i systemet och inkludera anvisningarna för att skapa bankdepositionen.

4.

Visa i dokumentationen för intäktssystemet hur man hanterar rabatter eller krediter mot fakturor för att säkerställa att rätt mängd registreras i systemet. Inkludera dokumentation om hur du behåller säkerhetskopior av registrerade transaktioner.

5.

Skriv instruktioner om att förena betalningar mot kontoutdrag samt att få tillgång till bankkontot online för verifiering.

6.

Beskriv processen för hantering av osäkra fordringar eller fakturor som skrivs av eftersom de inte betalas. Det kan innehålla instruktioner för att skicka fakturorna till samlingar, om det ingår i företagets policy.

7.

Granska alla dokument för att verifiera att allt är täckt. Inkomstsystemets dokumentation skiljer sig från företag och måste innehålla alla policyer och rutiner för hantering av intäkter också. Detta kan innehålla titlarna på positioner som hanterar specifika funktioner, interna kontroller och mer.

Saker som behövs

• Flödesschema programvara