Så här använder du Dropbox för bättre dokumenthantering och teamsamarbete

Dropbox har flexibilitet och skalbarhet för att göra den lämplig för företag av alla storlekar. Klientprogramvaran kör diskret i bakgrunden, synkroniserar filer mellan molnet och alla datorer där Dropbox är installerat, och officiella appar finns tillgängliga för Windows, Mac, Linux, Android, IOS och BlackBerry. Du kan också komma åt dina Dropbox-filer via en webbläsare genom att logga in på ditt konto.

Företagsräkenskaper

Dropbox har speciella planer speciellt avsedda för företagsanvändare. Med dessa företagskonton kan du hantera lagmedlemmar och mappåtkomst enklare än personliga konton, inklusive obegränsad filåterställning och versionshistorik och börja med 1 TB utrymme som kan utökas vid behov. Företagsledningsprogram som HipChat, 1Password och CloudOn kan också kopplas till Dropbox.

Dokumenthantering

Dela en mapp mellan lagmedlemmar på Dropbox och eventuella ändringar som görs på en dator synkroniseras automatiskt till molnet och ut till alla andra maskiner som är anslutna till samma konto. Tack vare den här direktsändningssynkroniseringsfunktionen kan alla teammedlemmar vara säkra på att få tillgång till den senaste versionen av en fil utan att behöva maila dokument eller kontrollera versioner. Dropbox tillåter dock inte att två användare arbetar samtidigt i samma dokument; Om någon laddar ett dokument som redan är öppet på en annan maskin, skapar Dropbox en "konfliktkopiering" och markerar den med en användare och tidstämpel. Dessa två versioner kan sedan slås samman manuellt vid behov.

Lagsamarbete

Administratören av ett Dropbox for Business-konto kan utse lagmedlemmar och kontrollera hur dessa medlemmar kan dela mappar och filer. Det är också möjligt att styra vem som kan bjuda in nya medlemmar till laget och därmed de delade mapparna du jobbar med. Om du behöver dela skrivskyddade länkar med dem utanför laget gör Dropbox det också möjligt. Eftersom Dropbox erbjuder tvåvägssynkronisering från alla datorer som den installeras på kan lagmedlemmar samarbeta på projekt om de är på samma kontor eller på andra sidan världen.

Andra funktioner

Dropbox för Business-konton ger också detaljerad rapportering och loggning, så att du kan se vilka lagmedlemmar som är inloggade, vem har ändrat vilka dokument och varnar när nya enheter eller datorer är anslutna. Bland de säkerhetsfunktioner som är inbyggda i Dropbox är tvåstegsverifiering (så krävs ett lösenord vid inloggning på en ny enhet), 256-bitars AES-kryptering och möjligheten att avlägsna anslutningar på distans från det centrala admingränssnittet. Med mobila appar kan medlemmarna få tillgång till filer på språng, men filer synkroniseras inte automatiskt i andra riktningen på mobila plattformar och måste laddas upp manuellt om de ändras.