Effektiv och effektiv kommunikation

Företagare och anställda med utmärkta kommunikationsförmåga kan effektivt bidra till en arbetsplatskultur och få större inverkan på kunderna. Kommunikationsfärdigheter är viktiga när man samarbetar med projekt, tillhandahåller service till kunder, delar idéer i träningspass och deltar i andra olika affärssituationer. Människor som kan skicka och ta emot meddelanden fungerar tydligt som representanter för ett företags varumärke och är mer effektiva i sina jobb.

Aktivt lyssnande

Entreprenörer och anställda bör öva aktivt lyssnande i deras samspel med kunder och medarbetare. Till exempel kommer en handledare som hanterar 10 anställda att ha en begränsad tid att ge vägledning till varje anställd. Om anställda inte tar del av sin handledare med aktivt lyssnande, kommer de att ha fler frågor i slutet och slösa till handledarens tid och upprepa det som redan har förklarats. Anställda måste vara tydliga i vad de säger till allmänheten, till exempel vid hantering av kundklagomål. De måste lyssna på varje kunds problem och ställa helt klart vad de kan göra, om något, för att lösa problemet. För båda scenarierna krävs aktivt lyssnande för att följa ledtrådar som en person ger, både i talade ord och i icke-verbala uttryck, innan du skickar ett returmeddelande. Efter att ett meddelande har mottagits är det ofta nödvändigt att återställa vad som hördes för att klargöra meddelandet.

Lagkommunikation

Företagare vill bygga ett team av anställda som förstår hur man kommunicerar effektivt i grupper. Till exempel vill arbetsgivare att människor tydligt uttrycker sina idéer i gruppmöten med hjälp av ord, icke-verbala uttryck och gester. De måste också uttrycka sina känslor och förtydliga vad de uppfattar som andras tankar och känslor på ett lag. Att vara medveten om ditt lags klimat är också viktigt. Leta efter spänningar som växer upp bland särskilda kollegor och adressera dem professionellt innan de producerar större konflikter. Ibland kan anställda också ta ledningen för att lösa problem som en grupp står inför och hjälpa gruppen att arbeta effektivt mot en lösning.

Intern kommunikation

Det är bäst att undersöka hur medarbetarna kommunicerar effektivt för att maximera arbetsflödet och produktiviteten. Detta inkluderar att vara en bra modell för effektiv kommunikation. Till exempel kan anställda spendera mycket tid på att skriva kommunikation som kommer att cirkuleras runt organisationen. Michael Schrage från Harvard Business Review Blog Network antyder att du skapar ett mail korrekt första gången med antagandet att det kommer att vidarebefordras till andra på arbetsplatsen. På så sätt slipper du tid att återvända till det ursprungliga e-postmeddelandet och redigera det när du är redo att dela den. Dela detta tips med anställda. De behöver redigera sina e-postmeddelanden för att undvika att förvirra andra anställda, vilket bara minskar produktiviteten.

Teknik vs human interaktion

För effektiv och effektiv kommunikation måste du vara säker på att du använder det mest lämpliga kommunikationsformatet. Du kan spendera för mycket tid att dela instruktioner med arbetstagare genom att skriva e-postmeddelanden på en dator eller mobilenhet. Ibland är det effektivare att gå runt kontoret och kommunicera dina förväntningar snabbt. Du kan också använda telefonen, interoffice memo, videochatt eller ett virtuellt arbetsutrymme för att kommunicera med anställda. Om det finns en chans att du kommer att bli missförstådd med hjälp av teknik, använd ansikte mot ansikte kommunikation med anställda, särskilt för disciplin och lösa konflikter mellan arbetstagare.