Exempel på intern kontroll över finansiell rapportering

Interna kontroller är de policyer du har infört för att hålla ditt företags finansiella rapportering korrekt. Om du säljer aktier till allmänheten har interna kontroller varit obligatoriska i årtionden. Sarbanes-Oxley Act av 2002 höjde kontrollerna. Så länge du följer lagen kan du utveckla interna kontroller som passar ditt företags behov.

Uppdelning av arbetsuppgifter

Att dela upp ansvaret för interna kontroller är viktigt. Till exempel, om en person kör kassan för ett skifte, vill du ha minst en annan person som kontrollerar tills vidare till slutet. Det handlar inte bara om att förebygga bedrägeri. Även om kassören är ärlig, har två uppsättningar ögon en bättre chans att fånga misstag.

Ett annat exempel på delat ansvar är att kräva två personer att göra inköp: en skylt kontroll, en godkänner köpet. Det minskar möjligheten för en anställd att dunkla genom att skriva en check för objekt som inte existerar.

Förhindra och upptäcka

Vissa interna kontroller gör det svårare för alla att begå bedrägeri. Att styra åtkomst till din bokföringsprogramvara och digitala poster är ett sätt att göra detta. Om du bara har några personer som kan skriva in data, har du bara några som kan ändra det.

Andra kontroller fokuserar på fångstfel, till exempel genom att jämföra två oberoende uppsättningar poster för en uppsättning transaktioner. Det klassiska exemplet balanserar din checkbook: Om kontoutdraget inte matchar din bokföring, leta efter en anledning. Matchande leveransintäkter till leverantörsbetalningar är en annan metod.

Övervakning av prestanda kan också vara ett sätt att upptäcka fel. Om kassaflödet för kvartalet är långt ifrån vad du hade budgetat kan orsaken vara oväntade kostnader eller intäkter. Det kan också vara att någon gjorde ett stort fel vid inmatningen av kvartalsdata.

Kontrollerar kontrollerna

Det är inte tillräckligt att ställa in regler för intern kontroll. Du måste gå extra mil för att avgöra om dessa interna kontroller fungerar. Periodiska interna revisioner och övervakning bör se på huruvida anställda följer internkontrollen eller om de hittar sätt att kringgå dem. Om undantag och problem uppstår, rapporterar medarbetare dessa problem? Om du har personalomsättning, är de nya medarbetarna korrekt informerade om dina kontrollbehov? Det här är bland de problem du behöver förbereda dig för.

Material Svaghet

När värdepappers- och börskommittén ser över företagens överensstämmelse med Sarbanes-Oxley, är det lite felmarginal. Om du har ens en allvarlig svaghet i interna kontroller, så blir det hela kontrollsystemet ogiltigt.

Antag att dina interna kontroller har ett krav, vilket är att när olika avdelningar överför lager, måste de stämma överens med månatliga konton. Du har emellertid inte ett förfarande som garanterar att detta kommer att hända. I SECs ögon är det en allvarlig fel. Även om dina konton är korrekta är potentialen för oupptäckt fel eller bedrägeri för högt.