Federal Timekeeping Policy for Government Service Contracts

Den federala regeringen har ett antal program och supportverktyg utformade för att hjälpa småföretagare att konkurrera om federala tjänstekontrakt. Men när en federal kontrakt har tilldelats är kraven på överensstämmelse densamma oavsett företagets storlek eller den tjänst det tillhandahåller. Tidsåtgärder, som fokuserar både på manuella och elektroniska metoder, följer riktlinjer som fastställs i Federal Acquisition Regulations och Cost Accounting Standards.

Skriftlig tidtagningspolicy

Federal serviceentreprenörer måste ha en skriftlig tidspolicy som visar att företagets tidsåtgärder följs av federala krav. Policyn måste tydligt redogöra för information om tidskriftsförberedelser. Till exempel, om en anställd utför tjänster på mer än en plats utanför jobbet, går arbetstagaren in i tiden då det faktiska arbetet utförs snarare än i början och slutet av arbetsdagen. Policyn måste också skissera steg för nyanställd anställd tidskursutbildning. Slutligen måste den skriftliga politiken beskriva åtgärder som affären tar, såsom golvkontroller och periodiska granskningar, för att säkerställa att tidskrifter uppfyller de federala tidskravskraven.

Tidskriftsförfaranden

Trots den omfattande användningen av elektroniska tidvisningssystem baserar den federala regeringen i huvudsak tidskrav på manuella metoder. Godtagbara tidsåtgångspraxis påverkar både anställda och handledare. Till exempel måste anställda personligen registrera tid som spenderas på ett jobb i bläck och registrera aktuell tid, inte beräknad tid. Handledare och administratörer kan inte fylla i tidskrifter för en anställd om det inte finns en bra anledning, till exempel att en anställd lämnar tidigt på grund av sjukdom eller skada. Varje anställd ansvarar för ett tidskrifts fullständighet och noggrannhet, och handledare ansvarar för att godkänna varje tidskonto innan de skickas in till betalning.

Elektroniska interna kontroller

Krav för företag som använder elektroniska tidsbehandlingssystem fokuserar främst på internkontrollpolicy. Till exempel är en säker lösenordspolicy och ett system för att se till att endast godkända ändringar är angivna på tidskrifter är obligatoriska. Interna kontroller bör säkerställa att anställda anger de exakta timmarna de arbetar varje dag. Elektroniska tidskriftssystems loggar ska producera en detaljerad granskningsväg. Detta beror på att revisionsrevisorerna vid en revision måste verifiera vem som har tillgång till anställda tidtabeller, samt orsaken.

Noncompliance och Bedrägeri

Bestämmelserna i False Claims Act beskriver straff för bedrägeri och / eller underlåtenhet att följa tidspolicy. Förutom att ditt företag står inför diskvalificering från alla servicekontraktspriser i upp till tre år, möter både ditt företag och dina anställda potentiell brottslig åtal. Enligt villkoren i False Claims Act har regeringen rätt att inleda ett civilrättsligt förfarande för att återkräva skadestånd. Potentiella påföljder inkluderar böter, fängelse villkor och skador på upp till tre gånger det falska eller bedrägliga kravet.