God avslutande mening för ett företagsbrev

Slutsatsen i ett affärsbrev bör låta läsaren känna att han har förstått syftet med brevet och dess budskap och att författaren har uttryckt sig tydligt och artigt. Den ska sammanfatta huvudpunkten i brevet, omformulera ditt syfte med skrivning och eventuella nyckelmeddelanden som du vill lämna med läsaren. En stark stängning kan också innehålla ett uppmaning till handling, särskilt om det är ett försäljnings- eller marknadsföringsbrev eller det åtföljer ett förslag eller bud på arbete.

Sammanfatta huvudpunkten

Medan det finns många sätt att avsluta ett brev är det alltid en bra idé att sammanfatta innehållet, i synnerhet kontaktpunkten, i stängningen. En provföljd kunde läsa: "Jag bekräftar att jag är intresserad av att få ditt förslag till det arbete som behövs för den nya byggnaden och jag litar på att du kommer att tillhandahålla detta senast den 10 augusti. Använd det bifogade dokumentet som riktlinje för din inlämning. "

Återställ syftet

Ett exempel på en avslutning som ändrar syftet med brevet är: "Jag ber om ursäkt än en gång för förseningen att svara, och jag litar på att detta har klargjort de upptagna punkterna. Om du skulle vilja diskutera denna fråga vidare, var god kontakta mig per telefon eller e-post. " Om ditt syfte var att bekräfta ett klagomål, kan du ombedra det med ett tack: "Tack för det förtroende du har visat i vårt företag. Vi litar på att du kommer att fortsätta att ge feedback om hur vi kan förbättra vår service till du."

Uppmaning till handling

Avslutande av din företagsbrev är ett bra ställe att placera ett uppmaning till handling. Ange klart vad du vill att läsaren ska göra, och gör det så enkelt som möjligt för honom att göra det. Datum åtgärden, om det är lämpligt, och ge läsaren en fördel för att motivera honom att agera. Till exempel: "Köp din nya Ford Escalade i tid för sommaren genom att placera din beställning inom 10 dagar. Använd vårt online-beställningsverktyg och få din första månads avbetalning gratis."

Främja viktiga meddelanden

Upprepa ditt nyckelmeddelande i slutet av brevet hjälper till att se till att läsaren inte saknar den. Till exempel: "Vår festival presenterar det största urvalet av musikaliska föreställningar i Mellanvästern, och genererar en ekonomisk fördel på $ 15 miljoner i turism för de omgivande samhällena. Vi uppskattar ditt pågående stöd." Om ditt brev till en tidigare husägare om en nyligen avskärmad egendom kan du använda ett annat nyckelmeddelande: "Vår banks policy är att försöka med alla möjliga medel för att hjälpa huseieren att uppleva svåra tider, använda diskretion, medkänsla och konfidentialitet."

Välj en lämplig stängning

När du har noggrant utformat dina stängningsmeningar finns det flera sätt att avsluta ett brev med en lämplig stängning eller signering. Tidigare var "Med vänliga hälsningar" eller "Med vänliga hälsningar" ditt standardval för de flesta korrespondens. Men de flesta experter är överens om att frasen är för antikvitet för 21-talets användning. Istället väljer du "Bästa hälsningar" eller en förenklad version med antingen "Bästa" eller "Hälsningar". Den här frasen kommunicerar vänlighet men upprätthåller professionalism.

Email Closing Lines

En stor företagskorrespondens tar ställen via e-post snarare än med traditionellt mail, men protokollet förblir i princip detsamma. En professionell och formell ton bör ligga till grund för ditt brev. Men du kan göra dina brev stängningar informella som affärsförbindelser stärka och sammanhanget blir mer personligt. Till exempel, i stället för den mer formella "Respektivt" kan du välja "Snabbt tal" eller "Var försiktig". Eftersom korrespondens fortsätter genom en tråd är det inte nödvändigt att kontinuerligt skriva av med en formell stängning.