Så här dokumenterar du en projektplan

Projektplaner beskriver de resurser som krävs för ett projekt, kostnaderna i samband med det och dess schema. Även om projektledare överväger all denna information under planeringsprocessen behöver småföretagare utveckla ett bra system för att dokumentera de olika aspekterna av planen. Småföretag har vanligtvis sammanhängande projektgrupper som kommunicerar enkelt utan detaljerad dokumentation, men för att fungera korrekt, projektkontroll och utvärdering av projektets framsteg kräver objektiva dokument. Sådana kontroller är särskilt viktiga för småföretag på grund av begränsade interna resurser. Effektiva projektkontroller baserade på korrekt dokumentation leder till minskad risk.

Kostar

1.

Identifiera kostnadskategorier för projektet. Lista kostnader för material, utrustning, tjänster, tillstånd, arbetskraft och projektledning, där så är tillämpligt. Lägg till några andra kostnadskategorier som gäller för det aktuella projektet.

2.

Skapa ett arkivsystem med kostnadskategorier som motsvarar projektet. Identifiera de stora kostnadsposter som tillhör kategorin. Hitta kostnaderna för varje objekt i projektplanerna och dokumentera dem genom att ange detaljerad kostnad i arkiveringssystemet.

3.

Ange uppdaterade och faktiska kostnader i systemet när de blir tillgängliga för varje objekt. Ange budpriser, inköpsorderkostnader, fakturor och slutkostnader när projektet fortskrider.

Medel

1.

Identifiera de resurser som krävs för projektet från projektplanerna. Kontrollera kostnadsansökningssystemet för att se till att du har täckt resurskostnaderna. Ange vilken typ av resurs, kvantitet som behövs och när du behöver den.

2.

Matcha nödvändiga resurser med de som finns tillgängliga från ditt lilla företag eller leverantörer. I resurslistan, lägg till varifrån du avser att tillhandahålla resursen.

3.

Tilldela anställda för att täcka resursbehoven om möjligt. Lägg till kontraktsarbetare vid behov. Tilldela externa leverantörer för arbete som du inte kan göra internt. Tilldela material- och utrustningsleverantörer.

4.

Från resurslistan, skapa en personalplan, en materiell försörjningsplan och en utrustningsplan som beskriver respektive leveranser. Uppdatera dessa kategorier eftersom leverantörerna får kontrakt och förändringar i projektdetaljer. Håll reda på revisionerna för att behålla fullständig projektdokumentation.

Schema

1.

Använd ett program för schemaläggning av program för att dokumentera schemat. Använd programvaran för att förbereda ett programutvärdering och granskningsteknikschema. Ange projektplanerings- och schemaläggningsdata från projektplanen till PERT-diagramprogrammet enligt användarinstruktionerna.

2.

Optimera PERT-diagrammet genom att ändra schemat för att eliminera slak tid, då schemat visar ingen aktivitet. Använd PERT-programvaran för att identifiera den kritiska sökvägen.

3.

Skriv ut den första versionen av PERT-diagrammet för att visa det ursprungliga schemat. Lista aktiviteterna på den kritiska vägen som kräver särskild uppmärksamhet, se till att de är på rätt spår. Efter att ha gjort justeringar, skriv ut ytterligare kopior av PERT-diagrammet för att avspegla projektändringar.

Framsteg

1.

Ange resurserna i PERT-programmet. Låt mjukvaran omräkna PERT-diagrammet för att se till att du har fått tillräckligt med resurser för att slutföra projektet på det ursprungliga schemat.

2.

Använd PERT-diagrammet för att spåra framstegen. När varje uppgift startar anger du starten och sedan procentandelen i programmet. Skriv ut resultatet regelbundet för att dokumentera framstegen.

3.

Kontrollera framstegen mot det ursprungliga schemat och mot ackumuleringskostnader för att se till att det inte finns några stora avvikelser. Spåra framsteg och kostnader och dokumentera procentuell slutförande och procentandel av den totala budgeten som spenderats.