Hur man skriver en problembaserad agenda

En problembaserad agenda är ett användbart verktyg som hjälper dig att hålla möten på rätt spår och se till att alla viktiga ärenden deltar medan din grupp sammankallas. Att skapa det tar hänsyn till betydande problem, prioriterar dem och bestämmer vilka åtgärdsformer som krävs för varje. Möten som genomförs enligt en problembaserad agenda rör sig mer effektivt och effektivt. Här är stegen du kan använda för att skriva en problembaserad agenda.

Bestäm problemen för ditt möte

Identifiera de problem som din grupp eller organisation måste diskutera under mötet. Brainstorm-pressproblem som du står inför, till exempel budgethänsyn, mark- / leasingavtal, personalpositioner, marknadsföring eller andra viktiga diskussionsfrågor. Diskutera ämnesideer med medarbetare. Att rådgöra med en kalender kan hjälpa dig att ange frågor som är relevanta för kommande händelser eller tidsfrister. Granska protokollen från tidigare möten för att ta itu med eventuella oavslutade eller inlagda problem från det förflutna.

Ordna frågor baserat på aktuell eller viktig

Upprätta prioriteringar för alla identifierade frågor. Du kan välja att bryta ner dem i enlighet med deras deadlines eller tidsramar. Många frågor måste åtgärdas vid ett visst datum för att vidta åtgärder mot dem. Andra frågor kan prioriteras på dagordningen baserat på deras betydelse. Betydande saker som budget, reparationer eller inköp måste ofta ingå på dagordningen på grund av nödvändighet snarare än senare. De viktigaste punkterna, oavsett om de är aktuella eller aktuella, måste placeras först på din agenda mindre viktiga föremål kan förekomma mot botten av agendan.

Identifiera nödvändiga åtgärder för problem

Ge åtgärder som krävs för varje problem. Ditt styrelse eller mötesdeltagare kanske inte vet vad som måste göras för att kunna agera på agendan. Ibland krävs en rörelse för vidare utredning. Många saker kräver en majoritetsgodkänd rörelse att gå vidare med ett köp, personalanställning eller andra viktiga beslut. Andra instanser kräver en lösning för att ge stöd till frågan. Andra agendaposter kräver ingen annan åtgärd än att ge information till dem som deltar i mötet. Åtgärdskrav är integrerade delar av varje problembaserad agenda.

Planera tiden att diskutera poster som inte är agendan

Inkludera en tid för diskussioner om öppen diskussion när nya ämnen kan adresseras eller identifieras för vidare undersökning. Medan de pressande detaljerna kan ingå i en problembaserad agenda kan styrelseledamöter eller mötesdeltagare känna till eller välja att diskutera ytterligare ämnen som är viktiga för verksamheten som utförs av din grupp eller organisation. Utan en bestämd tid på din dagordning för att ta itu med ytterligare ämnen, hindrar du din grupps förmåga att effektivt hantera viktiga, pressande frågor av betydelse. Ett öppet forum är viktigt för att din agenda ska fungera korrekt.