Hur man skriver anteckningar från ett anställningsmöte

Protokollet från ett anställningsmöte tjänar som en rekord av de presenterade uppgifterna samt en referens till anställda efter mötet slutar. Att jocka ner några slumpmässiga poäng från mötet kommer inte att resultera i noggranna och användbara minuter. Förberedelser för att ta anteckningar börjar bra innan mötet börjar till och med. Med en förberedd skiss kan du enkelt fylla i de viktiga detaljerna under mötet och ge dig en organiserad ram för att fånga upp informationen.

Utveckla en allmän mall för alla mötesnoteringar. Inkludera fläckar för datum och tid, syfte, deltagare, presentatörer och åtgärder för mötet. Justera huvudmallen med ytterligare information, om det behövs, för specifika möten.

Granska agendaen för mötet innan den börjar. Fyll i så mycket information som möjligt i mallen baserat på dagordningen. Skapa en lista med deltagare på mötet så att du kan dokumentera vem som var närvarande och vem har uppgifter att slutföra baserat på beslut på mötet.

Notera viktiga punkter från mötet. Använd förkortningar och korta fraser som du kommer ihåg senare i stället för att skriva fullständiga meningar.

Spela in mötet med en liten bandspelare om du förväntar dig mycket viktiga detaljer. Detta låter dig gå tillbaka senare för att extrahera nyckeltal för dina anteckningar utan att sakta ner mötet.

Ställ frågor för att klargöra punkter som mötet fortskrider. Detta säkerställer att dina mötesnoteringar är korrekta utan att behöva spåra mötesdeltagare senare för att förtydligas.

Notera de åtgärdssteg som anställda ska slutföra efter mötet. Inkludera vem som ska hantera dessa uppgifter så att alla som får en kopia av protokollet vet vem som ska konsultera, om så krävs.

Skriv anteckningarna med din stenografi och förkortningar i meningar som alla anställda förstår. Att skriva ut anteckningarna strax efter mötet är mest effektivt medan du fortfarande kan komma ihåg detaljer. Gör kopior om anteckningarna är avsedda för distribution.