Förstå kontantbrist och övertagande i resultaträkningen

Du måste spåra kontanthantering för ditt lilla företag. Helst önskar du att ditt resultaträkning visar en 100 procent korrelation mellan förväntade kassaflöden och faktiska pengar till hands, men detta sker inte alltid. När du upplever kontanta brister eller överlagringar måste du förstå källan till skillnaderna. Du redovisar dessa i resultaträkningen baserat på ett specialkonto som skapats för att spåra kontantproblem.

Betala kontant kort och över

Skapa ett konto med titeln "Cash Short and Over." Det här kontot ska indikera eventuella kontanta skillnader för räkenskapsperioden. Din inkomsträkning ska innehålla detta konto och balansräkningen.

Kontanthantering

Du kan börja förstå orsakerna till kontanta skillnader i resultaträkningen genom att undersöka kontanthantering i ditt företag. Om beloppen är små kan du ha en kassör eller kontanthanterare som helt enkelt gör misstag. En oärlig anställd kan också ta små belopp för att täcka upp bristerna genom att få dem att se ut som fel. Stram dina kontanthanteringskontroller vid inköpsplatsen och omskolera alla anställda som har ett kroniskt kontanthanteringsproblem.

Orapporterade rabatter

Du kan uppleva kontanta skillnader i resultaträkningen eftersom en anställd gav rabatt utan att dokumentera det. Du kommer att visa ett förväntat betalningsbelopp för en produkt men kommer ha tagit in mindre än det. Se till att alla rabatter godkänns av ledningen och dokumenteras av den anställde som utfärdar rabatten, så att du kan balansera ditt Kontantkort och Över konto.

Orapporterade Tillägg

Du kommer att uppleva kontantöverlåtelse om en kund debiteras för en extra tjänst eller produkt och den anställde rapporterade inte om det. Dina kontantförväntningar är knutna till försäljningen, och om en kund faktiskt betalat mer än en säljkupong eller faktura indikerar du mer pengar till hands än vad din dokumentation förutsäger. Se till att alla transaktioner är dokumenterade.

Obetalda räkning

Om du fått en faktura som är märkt "betald" och pengarna faktiskt inte samlades, visar du en kontanta avvikelse. Detta är ett bokföringsfel, och du bör genomdriva kontantkontroller som säkerställer att samlingar endast räknas när betalning faktiskt tas emot.

Kassa tillbaka på kreditinköp

Om du utökar kredit till en kund måste anställda veta hur man utfärdar återbetalningar eller delbetalningar. Om en anställd ger tillbaka pengar efter att en kund har gjort ett kreditköp, upplever du en kontantbrist.

Dåliga kontroller

Dåliga kontroller bör tas bort från dina kvitton. Om en anställd misslyckas med det så visar du mindre pengar än dina uppgifter tyder på att du borde ha. Detta beror på att den ursprungliga kontrollen räknas i en insättning, men den returnerade kontrollen subtraheras inte från kassaflöden.