Etiska problem med Office Privacy i Business Communications

Företagen måste balansera medarbetarnas integritetsfrågor med ett behov av att förhindra oetiskt beteende av anställda som kan skada verksamheten. Företagskommunikation av alla slag - inklusive e-post, onlineforum, telefonsamtal och pappersbaserad kommunikation - kan missbrukas och resultaten kan medföra allvarliga risker för företaget och offren för det oetiska beteendet.

risker

Missbruk av kontorteknik, som en dator som används för att få tillgång till e-post och Internet, kan skapa risker för ditt företag, enligt AC Krizans och kollegers bok "Business Communication". För det första kommer produktiviteten att minska om dina anställda rutinmässigt missbrukar sina kommunikationsbehörigheter, till exempel genom att använda företagets e-post- och chattjänster för personlig kommunikation och andra icke-väsentliga uppgifter. För det andra, om dina anställda deltar i oetiska aktiviteter kan ditt företags rykte lida. Värre kan missbruk resultera i juridiska problem. Om en anställd exempelvis använder företagsteknik för att skicka trakasserande meddelanden till kollegor eller klienter, kan ditt företags utrustning hanteras som bevis och ditt företag kan hållas ansvarigt för att inte förhindra det oetiska beteendet.

Övervakning av affärskommunikation

På grund av de betydande riskerna med företagskommunikation övervakar vissa arbetsgivare företagskommunikation för att hålla flikar på anställdas aktiviteter och förhindra missbruk. Men att spionera på dina anställdas kommunikation kan ha negativa effekter på arbetsplatsens moral, men det kan dock vara motiverat att övervaka. Om du till exempel rutinmässigt följer medarbetarnas e-postmeddelanden, kommer dina anställda att känna att du inte litar på dem. De kan också tro att du invaderar deras integritet, även om du har en tydlig laglig rätt att övervaka användningen av företagets utrustning och resurser.

Etikpolicy

En lösning på detta sammanhang är att utarbeta en policy som beskriver dina riktlinjer för etisk affärskommunikation och din integritetspolicy för övervakning av kommunikation. Till exempel, förklara dina förväntningar på etisk affärskommunikation, inklusive vilka beteenden som inte är acceptabla. Förklara också specifika när och hur du ska övervaka medarbetarkommunikation för att säkerställa överensstämmelse. Slutligen redogöra för konsekvenserna för oetiskt beteende. En tydlig policy låter medarbetarna veta var du står och gör det möjligt för dem att bestämma huruvida de kommer att tolerera övervakning eller söka anställning någon annanstans.

Juridiska gränser

Kontakta en advokat som har erfarenhet av din bransch om du inte är säker på vilka juridiska gränser du måste observera. I allmänhet har domstolar upprätthållit arbetsgivarnas rättigheter att övervaka kommunikation som bygger på företagsägt teknik, enligt boken "Computer Concepts", i juni Jamrich Parsons och Dan Oja. Den bakomliggande juridiska resonemanget är att ett företags rättigheter och intressen uppväger en arbetstagares rätt till privatliv när arbetstagaren använder företagsägd utrustning, enligt författarna.