Hur man skriver ett formellt företagsbrev att omlägga

Som småföretagare är tiden en av dina mest värdefulla varor. Och eftersom du är samvetsgrann inser du att dina medarbetare troligtvis känner på samma sätt. Det är därför som du förmodligen grimacerar vid tanken på att behöva omorganisera ett möte. Du känner till besväret det kan orsaka och dominoeffekten som det kan skapa i dina medarbetares liv. Fortfarande finns det goda, legitima skäl att omplanera ett möte. En viktig deltagare kan ha stött på en konflikt. Alternativt kan en nyckelrapport, produkt eller annan del av ditt möte bli försenad. Eller du kanske inte har fått den behörighet du behöver för att dela information med den sammankallade gruppen. I dessa fall och andra skulle det vara ett slöseri med allas tid, och det här är det budskap du borde försöka förmedla som du skapar ett e-postmeddelande för att omplanera ditt möte.

Börja att skjuta upp mötesmeddelandet

Hämta direkt till den punkten - att du skriver för att omplanera ett möte från en dag och tid till en annan. Förmodligen kommer mötesplatsen inte att förändras, men det kommer att hjälpa din läsare att veta på något sätt, så ta med den här informationen också.

Förklara noggrant

Vid det här tillfället kan det bidra till att föreställa att din läsare suckar djupt medan du tittar på hans eller hennes kalender för att ta bort en post och göra en annan. Visa empati medan du förklarar varför du måste omplanera genom att säga något som: "Som du kanske vet, omlägger jag inte möten om det inte är absolut nödvändigt, och i det här fallet är det." Kortfattat förklara orsaken till din mötesuppskjutning.

Bekräfta respekt för tiden

Din motivering är, trots det, viktigt att bekräfta respekten för mottagarens tid. Så be om ursäkt för besväret att behöva omplanera. Följ sedan genast denna punkt med en försäkran om att ditt planerade möte blir mer produktivt (eller effektivt eller informativt). Denna punkt bör falla på förståelse öron, speciellt om din mottagare någonsin har deltagit i ett möte som han eller hon ansåg som slöseri med tid.

Exude Graciousness

Om du inte har vunnit över din mottagare än, omvandla du den djupa sucken till ett tack av tacksamhet genom att utöka en goodwill-gest. Tänk på vad som skulle göra en extra studsa i ditt affärssteg, till exempel att följa ditt möte med en aptitretare och dryckbuffé. Om du bestämmer dig för att få det tillgodoses av en välkänd restaurang, var noga med att ta med namnet och citera några av erbjudandenen för att få mottagarens aptit.

Stäng med en blomning

Nu när du har kommit i full cirkel genom att vrida ett besvär i en förväntad händelse stänger du cirkeln genom att skriva en nådig stängningsartikel. Försök: "Tack så mycket för ditt tålamod och flexibilitet. Om det finns något annat jag kan göra för att göra ditt besök trevligare, tveka inte att meddela mig det. Annars kommer jag se fram emot att se dig på (det omställda datumet). "