Exempel på kontinuitet i verksamhetsplaner

När du äger ett företag är det inte tillräckligt att du bara driver företaget bra och bygger en kundbas. Du måste också planera möjligheten till affärsavbrott på grund av en oförutsedd händelse som en naturkatastrof. Många företag gör misstaget att inte utveckla en kontinuitetsplan för verksamheten (COOP). För den beredda affärsägaren kan en COOP vara den enskilt bästa investeringen i din framtid.

Kontinuitet i verksamheten

Alla företag har krav som är kritiska för deras funktion. Du kan ha en skrivare som har ingått kontrakt för att skapa biljetter eller specialutrustning som du inte kan göra affärer utan. Om du förlorar din utrustning eller din leverantör i en katastrof, hur ska du ersätta dem? Om din leverantör är utanför staden, registreras hans telefonnummer bara på jobbet? Kan du fungera om dina kundrekord går vilse i en översvämning, eller om de bara lagras på din nyligen stekade dators hårddisk? En COOP tvingar dig att tänka analytiskt om ditt företag, identifiera sina kritiska resurser, personal och svagheter, bygga sedan beredskap och sätt dem i en plan.

Business Impact Analysis

Den första uppgiften att utveckla en COOP gör en Business Impact Analysis (BIA). BIA reducerar ditt företag till sina kärnfunktioner och hjälper dig att identifiera den mest grundläggande strukturen du behöver fortsätta att fungera. Du tittar på din företagsfunktion genom funktion för att bestämma vilka funktioner som är mest kritiska och måste fortsätta för ditt företag att överleva katastrofen. Ta hänsyn till de finansiella och operativa effekterna, beställnings- och distributionsbehandling, till exempel. Identifiera personal, resurser, utrustning och system som behövs för att överleva med bara viktiga tjänster och bestämma när de frånvarande tjänsterna kommer att påverka dig.

risker

Identifiera de potentiella riskerna för din organisation för att bestämma den bästa beredskapsplanen för de drabbade tillgångarna. Om du bestämmer att det minsta antalet kontorspersonal du behöver är 50, till exempel, hitta en alternativ plats som passar 50 anställda och se till att den blir tillgänglig. Om du har specialutrustning på en gård som är benägen för tornados, bestäm det minsta antalet maskiner du måste ha för att undvika störningar och hitta en alternativ plats för att lagra den utrustningen under tornado-säsongen. Tänk inte att du går överbord i dina värsta scenarier. Men planera inte för orkaner om ditt område bara tar emot snöstormar.

Elasticitet

När du tittar på ditt företag så här, kommer du att identifiera lätt korrigerbara brister som kommer att göra återhämtningen mer sannolikt. Om du till exempel har en kritisk funktion som endast en person kan utföra, korsar du någon annan om den erfarna personen inte är tillgänglig under en katastrof. Om du utför alla dina kritiska uppgifter på en plats, överväg att decentralisera det, så alla kritiska funktioner är inte så koncentrerade. Var säker på att du säkerhetskopierar din kritiska data varje natt, så att de objekt du identifierat som kritiska ingår och flyttar en kopia till en separat plats.