Riktlinjer för att utforma en mötesagenda

En mötesagenda bör vara ett tydligt, lättläst dokument som lägger fram dagordningen för ett möte på ett sätt som de som deltar i mötet kan följa. Du kan bli frestad att göra det visuellt intressant, med ett antal teckensnitt och funky layout stilar; Detta kan emellertid vara distraherande och förvirra. Tänk på några professionella riktlinjer när du utformar din nästa mötesagenda.

Tydlig layout

Layouten för en mötesagenda ska vara tydlig och rubbfri. Mötesdeltagare borde inte behöva söka efter den information som behövs för att följa dagordningen, eller om de måste navigera genom en rad olika lådor, bilder och andra designelement. Håll layouten enkel och ren. Ta med gott om vitt utrymme och bara några designelement för att ge den lite känsla.

Förkortad information

Dagordningen är inte platsen för att ge detaljerad information. spara det för mötet. Istället, ge bara en rad eller två om ämnet som ska diskuteras i mötet eftersom agendan bara är en guide för deltagarna. Inkludera förkortad information i layouten och låt sedan den ansvarige för dagordningsposten expandera om ämnet när det är hans tur att prata.

Enkla teckensnitt

Du kan bli frestad att lägga till lite pizzazz på mötesagendan med en funky typsnitt. Detta försvårar dock från dokumentets fokus, vilket är mötesagendan. Det kan också vara svårt för vissa människor att läsa. En enkel typsnitt, som Times New Roman, Arial eller Helvetica, som används i 11- eller 12-punkts-typ, är ett effektivt alternativ för en professionell mötesagenda.

Ytterligare överväganden

Inkludera ett tidselement, t.ex. fem eller 10 minuter, för varje dagordningspost på dokumentet för att ge en riktlinje för hur länge varje presentatör ska prata. Se till att den totala summan av minuter per objekt inte överstiger tiden som tilldelats för mötet. Inkludera även motsvarande namn på den person som ansvarar för dagordningsposten för att lindra förvirring när mötet fortsätter.